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KI-Marketing-Tools und Ihre Daten: Ein Ratgeber zu Datenschutz und Sicherheit für kleine Unternehmen
Welche Daten KI-Marketing-Tools verarbeiten, wo Risiken liegen und eine Checkliste, mit der Sie Datenschutz und Sicherheit eines Anbieters prüfen.
KI-Marketing-Tools können Ihre Website, Ihre Analysedaten und manchmal auch Ihre Kundennachrichten lesen. Deshalb sollten Sie wissen, wohin diese Informationen gehen, bevor Sie irgendetwas verbinden. Für die meisten kleinen Dienstleistungsbetriebe gibt es drei Hauptrisiken: Es werden zu viele Daten geteilt, die Zugriffskontrollen sind schwach, und die Richtlinien des Anbieters bleiben vage. Diese Risiken können Sie verringern. Prüfen Sie, welche Daten ein Tool braucht, wer sie sehen kann, wie lange sie gespeichert werden und ob Sie sie löschen können. Dieser Ratgeber erklärt jeden dieser Punkte. Am Ende finden Sie eine Checkliste, die Sie bei jedem Anbieter nutzen können, auch bei uns.
Welche Informationen verarbeiten KI-Marketing-Tools eigentlich?
Ein KI-Marketing-Tool ist Software, die mit maschinellem Lernen Marketingmaterial analysiert, schreibt oder verändert. Es arbeitet mit allem, was Sie ihm geben, und mit allem, worauf es nach der Verbindung zugreifen kann.
Diese Informationen lassen sich meist in einige Gruppen einteilen:
- Öffentliche Website-Inhalte. Ihre Seiten, Leistungsbeschreibungen, veröffentlichte Preise und Blogbeiträge.
- Analyse- und Suchdaten. Kennzahlen wie Impressionen (wie oft Ihre Seiten in den Suchergebnissen erscheinen), Klicks und das Verhalten der Besucher.
- Anfragen und Einträge im Kontaktformular. Namen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen und der Grund, warum sich jemand gemeldet hat.
- Chatbot-Gespräche. Was Besucher in ein Chatfenster auf Ihrer Website eintippen.
- Interne Geschäftsinformationen. Preiskalkulationen, Lieferantenkonditionen, Notizen zu Mitarbeitenden und Pläne, die Sie noch nicht angekündigt haben.
- Kontozugänge. Logins, Passwörter und Zugangsschlüssel für Ihre Website, Ihr Hosting oder Ihre Analysetools.
Die öffentliche Produktliste einer Bäckerei birgt wenig Risiko. Terminanfragen an eine Zahnarztpraxis oder Mandantenanfragen an eine Kanzlei sind etwas ganz anderes. Sie können Gesundheitsdaten oder rechtliche Probleme offenlegen. In vielen Ländern sind solche Informationen durch das Datenschutzrecht besonders geschützt.
Was kann schiefgehen, wenn Sie Daten mit KI-Systemen teilen?
Die meisten Probleme entstehen nicht durch Hacker. Sie entstehen, wenn ganz normale Menschen das Falsche in das falsche Feld einfügen.
Typische Beispiele:
- Vertrauliche Dokumente. Eine Kanzlei kopiert ein Mandantenschreiben in einen allgemeinen Chatbot, damit es „freundlicher klingt“. Name und Falldetails des Mandanten liegen jetzt im System eines Drittanbieters.
- Kundendaten. Ein Sanitärbetrieb lädt eine Tabelle mit früheren Kunden hoch, um Marketingideen zu bekommen. Die Datei enthält Adressen und Telefonnummern, die die Kunden nie für dieses Tool freigegeben haben.
- Zugangsdaten. Jemand gibt ein Website- oder Analyse-Passwort „nur für die Einrichtung“ an ein Tool oder einen Freelancer weiter und ändert es danach nie.
- Sensible Geschäftsinformationen. Eine Praxis teilt ihre komplette Preisstruktur und ihre Expansionspläne, um einen Vergleich mit der Konkurrenz zu bekommen.
Wie groß das Risiko ist, hängt davon ab, was der Anbieter mit diesen Eingaben macht. Manche Dienste speichern, was Sie eingeben, oder nutzen es, um ihre Systeme zu verbessern. Andere halten es getrennt und lassen Sie es löschen. Was zutrifft, erfahren Sie nur aus der Dokumentation des Anbieters.
Welche Datenschutz- und Sicherheitsfunktionen sind am wichtigsten?
Sie brauchen keine IT-Abteilung, um einen Anbieter zu beurteilen. Sie müssen nach fünf Punkten fragen.
Zugriffskontrollen
Zugriffskontrollen legen fest, wer sich anmelden darf und was jede Person tun kann. Achten Sie auf persönliche Konten statt eines gemeinsamen Logins und auf Rollen, die begrenzen, was jede Person ändern darf. Wenn jemand aus dem Team ausscheidet, sollten Sie den Zugang in einem Schritt entfernen können.
Speicherdauer
Die Speicherdauer gibt an, wie lange ein Tool Ihre Informationen aufbewahrt. Fragen Sie, ob Sie die Dauer selbst festlegen können und ob gelöschte Daten tatsächlich entfernt werden.
Richtlinien des Anbieters
Lesen Sie die Datenschutzerklärung und alle Bedingungen zur Datenverarbeitung. Prüfen Sie, wo Daten gespeichert werden, welche anderen Unternehmen (Unterauftragsverarbeiter) damit arbeiten und ob Ihre Inhalte zum Training von KI-Modellen genutzt werden.
Einwilligung
Einwilligung bedeutet, dass eine Person der Verwendung ihrer Daten zugestimmt hat. Wenn Ihr Chatbot oder Ihr Kontaktformular personenbezogene Daten erfasst, sollten Besucher erfahren, was damit geschieht. Ihre Datenschutzerklärung sollte die Tools nennen, die diese Daten verarbeiten.
Datenschutzpflichten
Wenn Sie Kunden in der EU betreuen, gilt die DSGVO. In der Türkei legt das KVKK ähnliche Regeln fest. Beide erwarten, dass Sie wissen, welche Dienste in Ihrem Auftrag personenbezogene Daten verarbeiten, und dass Sie mit ihnen eine passende Vereinbarung haben. Die Einzelheiten hängen von Ihrer Situation ab. Fragen Sie im Zweifel eine qualifizierte Beratung.
Warum sollten Sie ein Tool prüfen, bevor Sie es mit Ihrer Website oder Ihren Analysedaten verbinden?
Ein Tool zu verbinden ist einfach. Es später wieder zu entflechten ist es nicht.
Sobald ein Tool Zugriff auf Ihre Website hat, kann es unter Umständen Seiten veröffentlichen oder ändern. Sobald es Ihre Analysedaten sieht, kann es Daten über Ihre Besucher lesen. Manche Tools verlangen weitreichende Berechtigungen, die sie gar nicht brauchen.
Eine Prüfung vor dem Verbinden hilft Ihnen dabei:
- Dem Tool nur den Zugriff zu geben, den seine Aufgabe erfordert.
- Zu wissen, was Sie in Ihrer Datenschutzerklärung anpassen müssten.
- Vorab festzulegen, wer in Ihrem Team Änderungen freigeben darf.
- Zu wissen, wie Sie Ihre Daten exportieren und aussteigen, falls das Tool nicht passt.
Für eine Zahnarztpraxis mit fünf Personen dauert diese Prüfung vielleicht eine Stunde. Das geht deutlich schneller, als die Beschwerde eines Patienten zu bearbeiten, der wissen will, wo seine Anfrage gelandet ist.
Eine praktische Checkliste zur Bewertung von KI-Marketing-Software
Nutzen Sie diese Tabelle, wenn Sie Anbieter vergleichen. Stellen Sie allen dieselben Fragen und notieren Sie die Antworten.
| Frage | So sieht eine gute Antwort aus | Warnsignal |
|---|---|---|
| Wo werden meine Daten gespeichert? | Eine klare Antwort zu Standort und Aufbau | „In der Cloud“ ohne Details |
| Werden meine Daten getrennt von anderen Kunden gehalten? | Getrennte oder isolierte Ressourcen oder eine klare Erklärung | Keine Antwort |
| Wer kann sich anmelden? | Nur Personen, die Sie einladen, jede mit eigenem Konto und eigener Rolle | Ein gemeinsames Passwort |
| Wie melden sich Personen an? | Ein Code, ein zweiter Schritt oder eine ähnliche Prüfung zusätzlich zur E-Mail-Adresse | Nur Passwort, keine Möglichkeit zur Erweiterung |
| Wie lange werden Daten gespeichert? | Sie entscheiden, oder es gibt eine angegebene Frist | Standardmäßig unbegrenzt gespeichert |
| Kann ich meine Daten exportieren und löschen? | Ja, jederzeit | Nur auf Anfrage, ohne Zeitangabe |
| Werden meine Inhalte zum Training von KI-Modellen genutzt? | Ein klares Ja oder Nein in der Richtlinie | Die Richtlinie sagt nichts dazu |
| Kann das Tool ohne mich veröffentlichen? | Nichts geht ohne Ihre Freigabe online | Automatisches Veröffentlichen, das sich nicht abschalten lässt |
| Welche Richtlinien gelten? | Schriftliche Dokumente, die Sie vor der Unterschrift lesen können | Nur mündliche Zusagen |
Prüfen Sie außerdem vor der Anmeldung:
- Entfernen Sie alles Vertrauliche aus Dokumenten, die Sie hochladen wollen.
- Fügen Sie niemals Passwörter, Mandantenakten oder Gesundheitsdaten in einen allgemeinen KI-Chatbot ein.
- Legen Sie für jede Person im Team, die Zugang braucht, ein eigenes Konto an.
- Passen Sie Ihre Datenschutzerklärung an, wenn das Tool Daten von Besuchern oder Kunden verarbeitet.
- Stellen Sie sich eine Erinnerung, um die Zugänge alle paar Monate zu überprüfen.
Wie AMOS mit Ihren Daten umgeht
AMOS ist ein Produkt von Softalika. Es ist für Dienstleistungsbetriebe mit etwa 5 bis 50 Personen gedacht, die neue Kunden über ihre Website gewinnen und kein eigenes Team für SEO, Inhalte oder IT haben. Hier steht, was wir dazu sagen können, wie AMOS arbeitet und was Sie entscheiden.
- Isolierte Ressourcen. Jeder AMOS-Kunde läuft auf eigenen, isolierten Cloudflare-Ressourcen. Unser Team installiert, aktualisiert und überwacht sie.
- Nur eingeladene Nutzer. Nur Personen, die Sie in Ihren Arbeitsbereich einladen, können sich anmelden. Jede Person meldet sich mit einem Code per E-Mail an und hat eine Rolle.
- Ihre Speicherregeln. Sie entscheiden, wie lange Daten gespeichert werden. Sie können Ihre Daten jederzeit exportieren oder löschen.
- Ihre Freigabe. AMOS veröffentlicht nichts auf Ihrer Website ohne Ihre Freigabe. Das gilt für Korrekturen, Artikel, Änderungen an der Website und Übersetzungen.
- Markierte Sätze. Wenn AMOS einen Entwurf schreibt, listet es jeden Satz auf, den Sie noch bestätigen müssen. So prüfen Sie die Fakten, bevor etwas veröffentlicht wird.
- Geschützte Kontaktformulare. Wenn AMOS Ihre Website erstellt und hostet, enthält das Kontaktformular einen Schutz gegen Bots.
Das ist eine Zusammenfassung, keine vollständige Beschreibung. Bevor Sie Ihre Website verbinden oder Daten teilen, fragen Sie uns nach den Richtlinien und Bedingungen, die für Ihr Pilotprojekt gelten, und lesen Sie sie. Wir gehen sie gern im ersten Gespräch mit Ihnen durch.
So starten Sie ein Pilotprojekt
Ein Pilotprojekt beginnt mit einem kurzen Gespräch über Ihre Website, Ihr Team und die Märkte, in denen Sie verkaufen. Danach richten wir AMOS für Sie auf Ihren eigenen, isolierten Cloud-Ressourcen ein. Bringen Sie Ihre Fragen zum Datenschutz zu diesem Gespräch mit. Das ist der richtige Moment dafür.
Dauer und Bedingungen des Pilotprojekts werden im Gespräch vereinbart. Um ein Pilotprojekt anzufragen, nutzen Sie die Kontaktseite oder den Chatbot. Wir antworten innerhalb eines Werktags.