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AI 营销工具与你的数据：小企业隐私与安全指南
AI 营销工具会处理哪些数据？分享过多有哪些风险？附实用清单，助你在连接前检查供应商的隐私与安全措施。
AI 营销工具可以读取你的网站、分析数据，有时还能读取客户消息。所以在连接任何工具之前，你需要先弄清楚这些信息会流向哪里。对大多数小型服务企业来说，主要风险有三个：分享过多、访问控制薄弱、供应商政策含糊。降低风险的办法是检查四件事：工具需要哪些数据、谁能看到、保存多久、能否删除。本指南逐一讲解这些问题，最后附上一份清单，适用于任何供应商，也包括我们。
AI 营销工具到底会处理哪些信息？
AI 营销工具是利用机器学习来分析、撰写或修改营销内容的软件。它处理两类信息：你主动提供的，以及连接后它能访问到的。
这些信息通常分为几类：
- 网站公开内容。 你的页面、服务介绍、已公布的价格和博客文章。
- 分析与搜索数据。 例如展示次数（你的页面在搜索结果中出现的频率）、点击量和访客行为。
- 咨询与联系表单内容。 姓名、电话号码、电子邮箱地址，以及对方联系你的原因。
- 聊天机器人对话。 访客在你网站聊天窗口中输入的内容。
- 内部经营信息。 价格核算、供应商条款、员工备注和尚未公布的计划。
- 账户访问权限。 你的网站、主机或分析平台的登录名、密码和连接密钥。
面包店公开的菜单风险很小。牙科诊所的预约申请或律师事务所的客户咨询就不一样了。这些信息可能透露健康状况或法律问题。在许多国家，这类信息受到隐私法律的额外保护。
与 AI 系统分享数据时可能出什么问题？
大多数问题并非来自黑客，而是普通人把不该粘贴的内容粘贴到了不该粘贴的地方。
常见例子：
- 机密文件。 律师事务所把一封客户信件粘贴到通用聊天机器人里，要求它“make it sound friendlier”（让语气更友好些）。客户的姓名和案件细节就此进入了第三方的系统。
- 客户信息。 水管工上传一份老客户表格，想获取营销灵感。表格里有地址和电话号码，而客户从未同意把这些信息交给该工具。
- 登录凭证。 有人把网站或分析平台的密码交给某个工具或自由职业者，说是“just for setup”（只是用来设置一下），之后却一直没有改密码。
- 敏感经营信息。 诊所为了做竞争对手对比，把完整的价格体系和扩张计划都发了出去。
风险大小取决于供应商如何处理这些输入。有些服务可能会保存你输入的内容，或用它来改进自己的系统。另一些则单独存放，并允许你删除。到底属于哪一种，只有读过它们的文档才知道。
哪些隐私和安全控制最重要？
评估供应商不需要 IT 团队，只需要问清楚五件事。
访问控制
访问控制决定谁可以登录，以及每个人能做什么。应选择每人一个实名账户，而不是大家共用一个登录。还应设有角色，用来限制每个人能修改的内容。员工离职时，你应该能一步移除其访问权限。
数据保留
数据保留是指工具保存你信息的时长。问清楚你能否自行设置，以及删除的数据是否真的会被清除。
供应商政策
阅读隐私政策和所有数据处理条款。确认数据存储在哪里，还有哪些公司（即分处理方）经手，以及你的内容是否会被用于训练 AI 模型。
同意
同意是指当事人已经认可其信息的使用方式。如果你的聊天机器人或联系表单收集个人信息，就应告知访客这些信息会被如何处理。你的隐私声明应提及处理这些信息的工具。
隐私义务
如果你为欧盟客户提供服务，就适用 GDPR（欧盟《通用数据保护条例》）。在土耳其，KVKK（土耳其《个人数据保护法》）有类似规定。两者都要求你清楚哪些服务代表你处理个人数据，并与它们签订合适的协议。具体要求取决于你的情况，如有疑问，请咨询专业顾问。
为什么要在把工具连接到网站或分析平台之前先审查？
连接一个工具很容易，事后要理清却很难。
工具一旦获得网站访问权限，就可能发布或修改页面。一旦能看到你的分析数据，就能读取访客信息。有些工具会索要远超实际需要的权限。
连接前先审查，可以帮你：
- 只给工具完成任务所需的访问权限。
- 了解隐私声明中需要更新哪些内容。
- 事先决定团队中谁有权批准修改。
- 知道如果工具不合适，如何导出数据并停止使用。
对一家五人规模的牙科诊所来说，这样的审查大约只需一小时。比起事后应对患者的投诉、解释其咨询信息去了哪里，要省事得多。
评估 AI 营销软件的实用清单
比较供应商时可以使用下表。向每家问同样的问题，并把答案记下来。
| 问题 | 好的回答是什么样的 | 危险信号 |
|---|---|---|
| 我的数据存储在哪里？ | 清楚说明存储位置和架构 | 只说“In the cloud”（在云端），没有细节 |
| 我的数据是否与其他客户分开？ | 使用独立或隔离的资源，或给出清楚的解释 | 没有答复 |
| 谁可以登录？ | 只有你邀请的人，每人有自己的账户和角色 | 共用一个密码 |
| 如何登录？ | 在电子邮箱之外，还有验证码、第二步验证或类似检查 | 只有密码，无法增加其他验证 |
| 数据保存多久？ | 由你决定，或有明确期限 | 默认无限期保存 |
| 我能否导出和删除数据？ | 可以，随时都行 | 只能申请，且没有处理时限 |
| 我的内容会被用于训练 AI 模型吗？ | 政策中明确写明“会”或“不会” | 政策中没有提及 |
| 工具能否在未经我同意的情况下发布内容？ | 未经你批准，任何内容都不会上线 | 自动发布且无法关闭 |
| 适用哪些政策？ | 签约前可以阅读的书面文件 | 只有口头承诺 |
注册之前，还请检查：
- 删除准备上传的文件中的所有机密内容。
- 切勿把密码、客户文件或健康信息粘贴到通用 AI 聊天机器人中。
- 为每位需要访问权限的员工单独创建账户。
- 如果工具会处理访客或客户数据，请更新你的隐私声明。
- 设置提醒，每隔几个月检查一次访问权限。
AMOS 如何处理你的数据
AMOS 是 Softalika 旗下的产品。它面向约 5 至 50 人规模的服务企业，这些企业通过网站获取新客户，但没有 SEO、内容或 IT 团队。以下是关于它如何运作、以及哪些事由你决定的说明。
- 隔离资源。 每位 AMOS 客户都在各自独立隔离的 Cloudflare 资源上运行。由我们的团队负责安装、更新和监控。
- 仅限受邀用户。 只有你邀请加入工作区的人才能登录。每人通过电子邮件验证码登录，并拥有各自的角色。
- 由你设定保留规则。 数据保存多久由你决定。你可以随时导出或删除数据。
- 须经你批准。 未经你批准，AMOS 不会在你的网站上发布任何内容。这包括修复、文章、网站修改和翻译。
- 标注待确认的句子。 AMOS 撰写草稿时，会列出每一句仍需你确认的内容，让你在发布前核实事实。
- 受保护的联系表单。 如果你的网站由 AMOS 搭建和托管，联系表单会配有防机器人保护。
以上只是概要，并非完整说明。在连接网站或分享任何数据之前，请向我们索取适用于你试点的政策和条款，并仔细阅读。第一次通话时，我们很乐意和你一起逐条过一遍。
如何开始试点
试点从一次简短的通话开始，内容涉及你的网站、团队和你所服务的市场。之后，我们会在你专属的隔离云资源上为你配置好 AMOS。请把你的隐私问题带到这次通话中，这正是提问的好时机。
试点的时长和条款会在通话中商定。如需申请试点，请通过联系页面或聊天机器人与我们联系。我们会在一个工作日内回复。