Orodja za AI-marketing in vaši podatki: vodnik po zasebnosti in varnosti za mala podjetja

Orodja za AI-marketing lahko berejo vaše spletno mesto, vašo analitiko in včasih tudi sporočila strank, zato morate vedeti, kam gredo te informacije, preden karkoli povežete. Za večino malih storitvenih podjetij so glavna tveganja pretirano deljenje podatkov, šibki nadzori dostopa in nejasne politike ponudnikov. Zmanjšate jih lahko tako, da preverite, katere podatke orodje potrebuje, kdo jih vidi, kako dolgo se hranijo in ali jih lahko izbrišete. Ta vodnik pojasnjuje vsako od teh točk in se konča s kontrolnim seznamom, ki ga lahko uporabite pri katerem koli ponudniku, tudi pri nas.

Katere informacije orodja za AI-marketing dejansko obdelujejo?

Orodje za AI-marketing je programska oprema, ki s strojnim učenjem analizira, piše ali spreminja marketinško gradivo. Deluje s tem, kar mu date, in s tem, do česar lahko dostopa, ko ga povežete.

Te informacije običajno spadajo v nekaj skupin:

• Javna vsebina spletnega mesta. Vaše strani, opisi storitev, objavljene cene in objave na blogu.
• Analitični in iskalni podatki. Številke, kot so prikazi (kako pogosto se vaše strani prikažejo v iskalnih rezultatih), kliki in vedenje obiskovalcev.
• Povpraševanja in vnosi v kontaktni obrazec. Imena, telefonske številke, e-poštni naslovi in razlog, da se je nekdo obrnil na vas.
• Pogovori v klepetalnem robotu. Kaj obiskovalci vpišejo v okno za klepet na vašem spletnem mestu.
• Interne poslovne informacije. Izračuni cen, pogoji dobaviteljev, zapiski o zaposlenih in načrti, ki jih še niste objavili.
• Dostop do računov. Prijavni podatki, gesla in ključi za povezavo z vašim spletnim mestom, gostovanjem ali analitiko.

Javni jedilnik pekarne prinaša malo tveganja. Prošnje za termin v zobni kliniki ali povpraševanja strank odvetniške pisarne so nekaj drugega. Lahko razkrijejo zdravstvene podatke ali pravne težave, v mnogih državah pa so tovrstne informacije deležne posebne zaščite po zakonu o zasebnosti.

Kaj lahko gre narobe, ko delite podatke s sistemi AI?

Večina težav ne izvira od hekerjev. Izvirajo iz običajnih ljudi, ki prilepijo napačno stvar v napačno polje.

Pogosti primeri:

• Zaupni dokumenti. Odvetniška pisarna prilepi pismo stranke v splošni klepetalni robot, da bi »zvenelo prijazneje«. Ime stranke in podrobnosti primera so zdaj v sistemu tretje osebe.
• Podatki strank. Vodovodar naloži preglednico preteklih strank, da bi dobil marketinške ideje. Datoteka vsebuje naslove in telefonske številke, za katere stranke niso privolile, da bi jih delile s tem orodjem.
• Prijavni podatki. Nekdo deli geslo za spletno mesto ali analitiko z orodjem ali zunanjim sodelavcem »samo za nastavitev« in ga pozneje nikoli ne spremeni.
• Občutljive poslovne informacije. Klinika deli celotno cenovno strukturo in načrte širitve, ko prosi za primerjavo s konkurenco.

Tveganje je odvisno od tega, kaj ponudnik stori s temi vnosi. Nekatere storitve lahko hranijo, kar vpišete, ali to uporabijo za izboljšanje svojih sistemov. Druge to hranijo ločeno in vam omogočijo brisanje. Katera velja, ugotovite le z branjem njihove dokumentacije.

Kateri nadzori zasebnosti in varnosti so najpomembnejši?

Za presojo ponudnika ne potrebujete IT-ekipe. Vprašati morate o petih stvareh.

Nadzori dostopa

Nadzori dostopa določajo, kdo se lahko prijavi in kaj lahko posamezna oseba počne. Iščite poimenske račune namesto ene skupne prijave in vloge, ki omejujejo, kaj lahko posameznik spremeni. Ko zaposleni odide, morate njegov dostop odstraniti v enem koraku.

Hramba podatkov

Hramba podatkov pomeni, kako dolgo orodje hrani vaše informacije. Vprašajte, ali jo lahko nastavite sami in ali so izbrisani podatki resnično odstranjeni.

Politike ponudnikov

Preberite politiko zasebnosti in morebitne pogoje obdelave podatkov. Preverite, kje so podatki shranjeni, katere druge družbe (podobdelovalci) jih obdelujejo in ali se vaša vsebina uporablja za učenje modelov AI.

Privolitev

Privolitev pomeni, da se je oseba strinjala z načinom uporabe svojih informacij. Če vaš klepetalni robot ali kontaktni obrazec zbira osebne podatke, je treba obiskovalce obvestiti, kaj se z njimi zgodi. Vaše obvestilo o zasebnosti mora omenjati orodja, ki te informacije obdelujejo.

Obveznosti glede zasebnosti

Če strežete strankam v EU, velja GDPR. V Turčiji KVKK določa podobna pravila. Oba od vas pričakujeta, da veste, katere storitve obdelujejo osebne podatke v vašem imenu, in da imate z njimi ustrezno pogodbo. Podrobnosti so odvisne od vašega položaja, zato se ob negotovosti posvetujte s kvalificiranim svetovalcem.

Zakaj pregledati orodje, preden ga povežete s spletnim mestom ali analitiko?

Povezava orodja je enostavna. Razvozlati jo pozneje ni.

Ko ima orodje dostop do vašega spletnega mesta, lahko morda objavlja ali spreminja strani. Ko vidi vašo analitiko, lahko bere podatke o vaših obiskovalcih. Nekatera orodja zahtevajo široka dovoljenja, ki jih ne potrebujejo.

Pregled pred povezavo vam pomaga:

1. Orodju dati samo dostop, ki ga njegova naloga zahteva.
2. Vedeti, kaj bi morali posodobiti v obvestilu o zasebnosti.
3. Vnaprej določiti, kdo v vaši ekipi lahko odobri spremembe.
4. Vedeti, kako izvoziti svoje podatke in oditi, če se orodje ne obnese.

Za zobno kliniko s petimi zaposlenimi lahko ta pregled traja eno uro. To je veliko hitreje kot ukvarjanje s pritožbo pacienta, ki vpraša, kam je šlo njegovo povpraševanje.

Praktični kontrolni seznam za ocenjevanje programske opreme za AI-marketing

To preglednico uporabite, ko primerjate ponudnike. Vsakemu postavite ista vprašanja in zapišite odgovore.

Pred prijavo preverite tudi:

• Iz dokumentov, ki jih nameravate naložiti, odstranite vse zaupno.
• V splošni klepetalni robot AI nikoli ne prilepite gesel, datotek strank ali zdravstvenih podatkov.
• Ustvarite ločene račune za vsakega zaposlenega, ki potrebuje dostop.
• Posodobite obvestilo o zasebnosti, če orodje obdeluje podatke obiskovalcev ali strank.
• Nastavite opomnik za pregled dostopa vsakih nekaj mesecev.

Kako AMOS ravna z vašimi podatki

AMOS je izdelek podjetja Softalika. Zgrajen je za storitvena podjetja s približno 5 do 50 zaposlenimi, ki pridobivajo nove stranke prek svojega spletnega mesta in nimajo ekipe za SEO, vsebine ali IT. Tu je, kar lahko povemo o tem, kako deluje, in o tem, kar odločite vi.

• Izolirani viri. Vsaka stranka AMOS deluje na svojih izoliranih virih Cloudflare. Naša ekipa jih namesti, posodablja in spremlja.
• Samo povabljeni uporabniki. Prijavijo se lahko samo osebe, ki jih povabite v svoj delovni prostor. Vsaka oseba se prijavi s kodo po e-pošti in ima svojo vlogo.
• Vaša pravila hrambe. Vi odločite, kako dolgo se podatki hranijo. Svoje podatke lahko kadar koli izvozite ali izbrišete.
• Vaša odobritev. AMOS ne objavi ničesar na vašem spletnem mestu brez vaše odobritve. To velja za popravke, članke, spremembe strani in prevode.
• Označeni stavki. Ko AMOS napiše osnutek, navede vsak stavek, ki še potrebuje vašo potrditev, tako da dejstva preverite, preden je karkoli objavljeno.
• Zaščiteni kontaktni obrazci. Če AMOS zgradi in gosti vaše spletno mesto, kontaktni obrazec vključuje zaščito pred boti.

To je povzetek, ne celoten opis. Preden povežete svoje spletno mesto ali delite kakršne koli podatke, nas prosite za politike in pogoje, ki veljajo za vaš pilot, in jih preberite. Z veseljem jih pregledamo z vami na prvem klicu.

Kako začeti pilot

Pilot se začne s kratkim klicem o vašem spletnem mestu, vaši ekipi in trgih, na katerih prodajate. Nato AMOS nastavimo za vas na vaših lastnih izoliranih oblačnih virih. Vprašanja o zasebnosti prinesite na ta klic; to je pravi trenutek, da jih postavite.

Trajanje in pogoji pilotnega projekta se dogovorijo na klicu. Za prijavo na pilot uporabite kontaktno stran ali klepetalnega robota. Odgovorimo v enem delovnem dnevu.