Nástroje AI marketingu a vaše data: průvodce soukromím a bezpečností pro malé firmy

Nástroje AI marketingu dokážou číst váš web, vaši analytiku a někdy i zprávy od zákazníků. Než je k něčemu připojíte, potřebujete vědět, kam se tyto informace dostanou. Pro většinu malých firem poskytujících služby představují hlavní riziko sdílení nad rámec potřeby, slabé řízení přístupu a vágní zásady dodavatele. Můžete je snížit tím, že si ověříte, jaká data nástroj potřebuje, kdo je vidí, jak dlouho se uchovávají a zda je můžete smazat. Tento průvodce vysvětluje jednotlivé body a na konci nabízí kontrolní seznam, který můžete použít u jakéhokoli dodavatele, včetně nás.

Jaké informace nástroje AI marketingu skutečně zpracovávají?

Nástroj AI marketingu je software, který pomocí strojového učení analyzuje, píše nebo upravuje marketingové materiály. Pracuje s tím, co mu dáte, a s tím, k čemu se dostane, jakmile jej připojíte.

Tyto informace obvykle spadají do několika skupin:

• Veřejný obsah webu. Vaše stránky, popisy služeb, zveřejněné ceny a články na blogu.
• Analytická a vyhledávací data. Údaje jako zobrazení (jak často se vaše stránky objeví ve výsledcích vyhledávání), prokliky a chování návštěvníků.
• Poptávky a záznamy z kontaktních formulářů. Jména, telefonní čísla, e-mailové adresy a důvod, proč se někdo ozval.
• Konverzace v chatbotu. Co návštěvníci napíší do chatovacího okna na vašem webu.
• Interní firemní informace. Kalkulace cen, dodavatelské podmínky, poznámky ke zaměstnancům a plány, které jste ještě neoznámili.
• Přístup k účtům. Přihlašovací údaje, hesla a přístupové klíče k vašemu webu, hostingu nebo analytice.

Veřejné menu pekárny nese jen malé riziko. Objednávky termínů ve stomatologické klinice nebo poptávky klientů advokátní kanceláře jsou jiná věc. Mohou odhalit zdravotní údaje nebo právní problémy a v mnoha zemích se na tento druh informací vztahuje zvláštní ochrana podle práva na ochranu osobních údajů.

Co se může pokazit, když AI systémům předáte data?

Většina problémů nevzniká kvůli hackerům. Vzniká tím, že běžní lidé vloží špatnou věc do špatného pole.

Časté příklady:

• Důvěrné dokumenty. Advokátní kancelář vloží dopis klienta do obecného chatbota, aby „zněl přátelštěji“. Jméno klienta a podrobnosti o případu jsou teď v systému třetí strany.
• Údaje o zákaznících. Instalatér nahraje tabulku bývalých zákazníků, aby získal nápady na marketing. Soubor obsahuje adresy a telefonní čísla, se kterými zákazníci nikdy nesouhlasili, aby je daný nástroj sdílel.
• Přihlašovací údaje. Někdo předá nástroji nebo freelancerovi heslo k webu či analytice „jen kvůli nastavení“ a potom ho už nikdy nezmění.
• Citlivé firemní informace. Klinika sdílí celou svou cenovou strukturu a plány rozšíření, když žádá o srovnání s konkurencí.

Riziko závisí na tom, co dodavatel s tímto vstupem dělá. Některé služby si mohou ukládat, co napíšete, nebo to používat ke zlepšování svých systémů. Jiné to uchovávají odděleně a umožňují smazání. Která varianta platí, zjistíte jen v dokumentaci dodavatele.

Které kontroly soukromí a bezpečnosti jsou nejdůležitější?

K posouzení dodavatele nepotřebujete IT tým. Stačí se zeptat na pět věcí.

Řízení přístupu

Řízení přístupu určuje, kdo se může přihlásit a co kdo může dělat. Hledejte pojmenované účty místo jednoho sdíleného přihlášení a role, které omezují, co jednotlivý člověk může měnit. Když zaměstnanec odejde, měli byste být schopni jeho přístup zrušit jedním krokem.

Doba uchovávání dat

Doba uchovávání dat je, jak dlouho nástroj vaše informace uchovává. Zeptejte se, zda si ji můžete nastavit sami a zda se smazaná data skutečně odstraní.

Zásady dodavatele

Přečtěte si zásady ochrany osobních údajů a případné podmínky zpracování dat. Zkontrolujte, kde jsou data uložena, které další společnosti (subprocesory) je zpracovávají a zda se váš obsah používá k trénování AI modelů.

Souhlas

Souhlas znamená, že člověk souhlasil s tím, jak se jeho informace používají. Pokud váš chatbot nebo kontaktní formulář shromažďuje osobní údaje, návštěvníci by měli být informováni, co se s nimi děje. Vaše zásady ochrany osobních údajů by měly uvádět nástroje, které tyto informace zpracovávají.

Povinnosti v oblasti ochrany soukromí

Pokud obsluhujete zákazníky v EU, vztahuje se na vás GDPR. V Turecku stanoví podobná pravidla KVKK. Obě úpravy od vás očekávají, že budete vědět, které služby za vás zpracovávají osobní údaje, a že s nimi budete mít vhodnou smlouvu. Podrobnosti závisí na vaší situaci, a pokud si nejste jistí, obraťte se na kvalifikovaného poradce.

Proč si nástroj prohlédnout dřív, než ho připojíte k webu nebo analytice?

Připojit nástroj je snadné. Rozplést ho později už ne.

Jakmile má nástroj přístup k vašemu webu, může zveřejňovat nebo měnit stránky. Jakmile vidí vaši analytiku, může číst data o vašich návštěvnících. Některé nástroje žádají široká oprávnění, která nepotřebují.

Kontrola před připojením vám pomůže:

1. Dát nástroji jen ten přístup, který jeho úkol vyžaduje.
2. Vědět, co byste museli upravit ve svých zásadách ochrany osobních údajů.
3. Předem rozhodnout, kdo z vašeho týmu může schvalovat změny.
4. Vědět, jak exportovat svá data a odejít, pokud nástroj nesplní očekávání.

U stomatologické kliniky s pěti lidmi může tato kontrola zabrat hodinu. Je to mnohem rychlejší než řešit stížnost pacienta, který se ptá, kam se podala jeho poptávka.

Praktický kontrolní seznam pro hodnocení softwaru AI marketingu

Tuto tabulku použijte při porovnávání dodavatelů. Každému položte stejné otázky a odpovědi si zapište.

Před registrací si také ověřte:

• Z dokumentů, které chcete nahrát, odstraňte vše důvěrné.
• Nikdy nevkládejte hesla, klientské soubory ani zdravotní údaje do obecného AI chatbota.
• Vytvořte samostatné účty pro každého zaměstnance, který potřebuje přístup.
• Aktualizujte zásady ochrany osobních údajů, pokud nástroj zpracovává data návštěvníků nebo zákazníků.
• Nastavte si připomínku, abyste přístupy každých pár měsíců zkontrolovali.

Jak AMOS nakládá s vašimi daty

AMOS je produkt společnosti Softalika. Je určen firmám poskytujícím služby s přibližně 5 až 50 lidmi, které získávají nové zákazníky přes svůj web a nemají tým pro SEO, obsah ani IT. Zde je to, co můžeme o jeho fungování říct, a co rozhodujete vy.

• Izolované prostředky. Každý zákazník AMOS běží na vlastních izolovaných prostředcích Cloudflare. Náš tým je instaluje, aktualizuje a monitoruje.
• Jen pozvaní uživatelé. Přihlásit se mohou jen lidé, které pozvete do svého pracovního prostoru. Každý se přihlašuje e-mailovým kódem a má svou roli.
• Vaše pravidla uchovávání. Rozhodujete, jak dlouho se data uchovávají. Svá data můžete kdykoli exportovat nebo smazat.
• Vaše schválení. AMOS nezveřejní na vašem webu nic bez vašeho schválení. Týká se to oprav, článků, změn webu i překladů.
• Označené věty. Když AMOS napíše návrh, vypíše všechny věty, které ještě potřebují vaše potvrzení, abyste ověřili fakta před zveřejněním.
• Chráněné kontaktní formuláře. Pokud AMOS vytvoří a hostuje váš web, kontaktní formulář obsahuje ochranu proti botům.

Toto je shrnutí, ne úplný popis. Než připojíte svůj web nebo sdílíte jakákoli data, vyžádejte si zásady a podmínky, které se vztahují k vašemu pilotnímu projektu, a přečtěte si je. Rádi je s vámi projdeme na prvním hovoru.

Jak začít pilotní projekt

Pilotní projekt začíná krátkým hovorem o vašem webu, vašem týmu a trzích, na kterých prodáváte. Poté vám AMOS nastavíme na vašich vlastních izolovaných cloudových prostředcích. Otázky k soukromí si přineste na tento hovor; je to správný okamžik se na ně zeptat.

Délka a podmínky pilotního projektu se sjednávají na hovoru. O pilotní projekt požádejte prostřednictvím kontaktní stránky nebo chatbota. Odpovídáme do jednoho pracovního dne.