AI-værktøjer til markedsføring og dine data: En guide til privatliv og sikkerhed for små virksomheder

AI-værktøjer til markedsføring kan læse din hjemmeside, din webanalyse og nogle gange dine kundebeskeder. Derfor skal du vide, hvor oplysningerne ender, før du forbinder noget. For de fleste små servicevirksomheder er der tre store risici: man deler for meget, adgangsstyringen er svag, og leverandørens politikker er uklare. Du kan mindske risiciene ved at undersøge fire ting: hvilke data et værktøj har brug for, hvem der kan se dem, hvor længe de gemmes, og om du kan slette dem. Denne guide gennemgår hvert punkt. Den slutter med en tjekliste, du kan bruge over for enhver leverandør, også os.

Hvilke oplysninger behandler AI-værktøjer til markedsføring egentlig?

Et AI-værktøj til markedsføring er software, der bruger maskinlæring til at analysere, skrive eller ændre markedsføringsmateriale. Det arbejder med det, du giver det. Når det først er forbundet, arbejder det også med alt det, det kan nå.

Oplysningerne falder typisk i nogle få grupper:

• Offentligt indhold på hjemmesiden. Dine sider, beskrivelser af dine ydelser, de priser, du har offentliggjort, og dine blogindlæg.
• Webanalyse og søgedata. Tal som visninger (hvor ofte dine sider dukker op i søgeresultaterne), klik og de besøgendes adfærd.
• Henvendelser og udfyldte kontaktformularer. Navne, telefonnumre, e-mailadresser og grunden til, at nogen tog kontakt.
• Chatbot-samtaler. Det, besøgende skriver i et chatvindue på din side.
• Interne forretningsoplysninger. Prisberegninger, aftaler med leverandører, noter om medarbejdere og planer, du ikke har offentliggjort endnu.
• Adgang til konti. Logins, adgangskoder og forbindelsesnøgler til din hjemmeside, dit webhotel eller din webanalyse.

Et bageris offentlige sortiment er forbundet med lille risiko. En tandlægeklinik med tidsbestillinger eller et advokatfirma med henvendelser fra klienter er en anden sag. Den slags oplysninger kan afsløre helbredsforhold eller juridiske problemer, og i mange lande er de særligt beskyttet af databeskyttelseslovgivningen.

Hvad kan gå galt, når du deler data med AI-systemer?

De fleste problemer skyldes ikke hackere. De skyldes helt almindelige mennesker, der indsætter det forkerte i det forkerte felt.

Typiske eksempler:

• Fortrolige dokumenter. Et advokatfirma indsætter et brev til en klient i en almindelig chatbot for at »få det til at lyde venligere«. Klientens navn og sagens detaljer ligger nu i en tredjeparts system.
• Kundeoplysninger. En VVS-installatør uploader et regneark med tidligere kunder for at få idéer til markedsføring. Filen indeholder adresser og telefonnumre, som kunderne aldrig har sagt ja til at dele med det værktøj.
• Loginoplysninger. En medarbejder deler en adgangskode til hjemmesiden eller webanalysen med et værktøj eller en freelancer »bare til opsætningen« og skifter den aldrig bagefter.
• Følsomme forretningsoplysninger. En klinik deler hele sin prisstruktur og sine udvidelsesplaner, mens den beder om en sammenligning med en konkurrent.

Risikoen afhænger af, hvad leverandøren gør med det, du giver den. Nogle tjenester gemmer måske det, du skriver, eller bruger det til at forbedre deres systemer. Andre holder det adskilt og lader dig slette det. Du ved først, hvad der gælder, når du har læst deres dokumentation.

Hvilke kontroller for privatliv og sikkerhed betyder mest?

Du behøver ikke en IT-afdeling for at vurdere en leverandør. Du skal spørge ind til fem ting.

Adgangsstyring

Adgangsstyring bestemmer, hvem der kan logge ind, og hvad hver person må gøre. Kig efter personlige konti frem for ét fælles login og efter roller, der begrænser, hvad den enkelte kan ændre. Når en medarbejder stopper, skal du kunne fjerne vedkommendes adgang i ét trin.

Opbevaring af data

Opbevaring af data handler om, hvor længe et værktøj gemmer dine oplysninger. Spørg, om du selv kan bestemme det, og om slettede data faktisk bliver fjernet.

Leverandørens politikker

Læs privatlivspolitikken og eventuelle vilkår for databehandling. Undersøg, hvor data opbevares, hvilke andre virksomheder (underdatabehandlere) der håndterer dem, og om dit indhold bruges til at træne AI-modeller.

Samtykke

Samtykke betyder, at en person har sagt ja til, hvordan vedkommendes oplysninger bruges. Hvis din chatbot eller kontaktformular indsamler personoplysninger, skal de besøgende have at vide, hvad der sker med dem. Din privatlivspolitik bør nævne de værktøjer, der behandler oplysningerne.

Forpligtelser om databeskyttelse

Hvis du har kunder i EU, gælder databeskyttelsesforordningen (GDPR). I Tyrkiet fastsætter KVKK lignende regler. Begge forventer, at du ved, hvilke tjenester der behandler personoplysninger på dine vegne, og at du har en passende aftale med dem. Detaljerne afhænger af din situation, så spørg en kvalificeret rådgiver, hvis du er i tvivl.

Hvorfor skal du gennemgå et værktøj, før du forbinder det til din hjemmeside eller webanalyse?

Det er nemt at forbinde et værktøj. Det er ikke nemt at vikle sig ud af det igen.

Når et værktøj har adgang til din hjemmeside, kan det muligvis offentliggøre eller ændre sider. Når det kan se din webanalyse, kan det læse data om dine besøgende. Nogle værktøjer beder om brede rettigheder, som de ikke har brug for.

En gennemgang, før du forbinder værktøjet, hjælper dig med at:

1. Give værktøjet præcis den adgang, opgaven kræver, og ikke mere.
2. Vide, hvad du skal opdatere i din privatlivspolitik.
3. Bestemme på forhånd, hvem i teamet der kan godkende ændringer.
4. Vide, hvordan du eksporterer dine data og kommer ud igen, hvis værktøjet ikke fungerer for dig.

For en tandlægeklinik med fem ansatte tager sådan en gennemgang måske en time. Det går langt hurtigere end at håndtere en klage fra en patient, der spørger, hvor hans eller hendes henvendelse er blevet af.

En praktisk tjekliste til at vurdere AI-software til markedsføring

Brug denne tabel, når du sammenligner leverandører. Stil hver af dem de samme spørgsmål, og skriv svarene ned.

Før du tilmelder dig, skal du også:

• Fjerne alt fortroligt fra dokumenter, du har tænkt dig at uploade.
• Aldrig indsætte adgangskoder, klientsager eller helbredsoplysninger i en almindelig AI-chatbot.
• Oprette en separat konto til hver medarbejder, der skal have adgang.
• Opdatere din privatlivspolitik, hvis værktøjet behandler data om besøgende eller kunder.
• Sætte en påmindelse om at gennemgå adgangene med få måneders mellemrum.

Sådan håndterer AMOS dine data

AMOS er et produkt fra Softalika. Det er bygget til servicevirksomheder med cirka 5 til 50 ansatte, som får nye kunder via deres hjemmeside og ikke har et team til SEO, indhold eller IT. Her er, hvad vi kan sige om, hvordan det fungerer, og hvad du selv bestemmer.

• Isolerede ressourcer. Hver AMOS-kunde kører på sine egne isolerede Cloudflare-ressourcer. Vores team installerer, opdaterer og overvåger dem.
• Kun inviterede brugere. Kun de personer, du inviterer til dit arbejdsområde, kan logge ind. Hver person logger ind med en kode via e-mail og har en rolle.
• Dine regler for opbevaring. Du bestemmer, hvor længe data gemmes. Du kan eksportere eller slette dine data når som helst.
• Din godkendelse. AMOS offentliggør intet på din hjemmeside uden din godkendelse. Det gælder rettelser, artikler, ændringer på siden og oversættelser.
• Markerede sætninger. Når AMOS skriver et udkast, oplister det hver sætning, som du stadig skal bekræfte. Så tjekker du fakta, før noget bliver offentliggjort.
• Beskyttede kontaktformularer. Hvis AMOS bygger og hoster din hjemmeside, har kontaktformularen beskyttelse mod bots.

Dette er et resumé, ikke en fuld beskrivelse. Før du forbinder din hjemmeside eller deler data, så bed os om de politikker og vilkår, der gælder for din pilot, og læs dem. Vi gennemgår dem gerne med dig ved den første samtale.

Sådan kommer du i gang med en pilot

En pilot begynder med en kort samtale om din hjemmeside, dit team og de markeder, du sælger på. Derefter sætter vi AMOS op for dig på dine egne isolerede cloud-ressourcer. Tag dine spørgsmål om privatliv med til den samtale. Det er det rigtige tidspunkt at stille dem.

Pilotens længde og vilkår aftales under samtalen. Du anmoder om en pilot via kontaktsiden eller chatbotten. Vi svarer inden for én arbejdsdag.