Nástroje AI marketingu a vaše údaje: sprievodca súkromím a bezpečnosťou pre malé firmy

Nástroje AI marketingu dokážu čítať vašu webovú stránku, vaše analytické údaje a niekedy aj správy od zákazníkov, preto musíte vedieť, kam sa tieto informácie dostanú, skôr než ich k niečomu pripojíte. Pre väčšinu malých firiem poskytujúcich služby predstavujú hlavné riziká zdieľanie nad rámec potreby, slabé riadenie prístupu a nejasné zásady dodávateľov. Môžete ich znížiť tým, že si overíte, aké údaje nástroj potrebuje, kto ich môže vidieť, ako dlho sa uchovávajú a či ich dokážete vymazať. Tento sprievodca vysvetľuje každý z týchto bodov a končí kontrolným zoznamom, ktorý môžete použiť pri akomkoľvek dodávateľovi vrátane nás.

Aké informácie nástroje AI marketingu vlastne spracúvajú?

Nástroj AI marketingu je softvér, ktorý používa strojové učenie na analýzu, tvorbu alebo úpravu marketingových materiálov. Pracuje s tým, čo mu dáte, a s tým, k čomu sa dostane, keď ho pripojíte.

Tieto informácie zvyčajne spadajú do niekoľkých skupín:

• Verejný obsah webovej stránky. Vaše stránky, popisy služieb, zverejnené ceny a články na blogu.
• Analytické a vyhľadávacie údaje. Čísla ako zobrazenia (ako často sa vaše stránky objavujú vo výsledkoch vyhľadávania), kliknutia a správanie návštevníkov.
• Dopyty a záznamy z kontaktného formulára. Mená, telefónne čísla, e-mailové adresy a dôvod, prečo sa niekto ozval.
• Konverzácie v chatbote. Čo návštevníci napíšu do chatového okna na vašej stránke.
• Interné informácie o firme. Výpočty cien, podmienky dodávateľov, poznámky zamestnancov a plány, ktoré ste ešte neoznámili.
• Prístup k účtom. Prihlasovacie údaje, heslá a spojovacie kľúče k vašej webovej stránke, hostingu alebo analytike.

Verejný jedálny lístok pekárne nesie len malé riziko. Žiadosti o termín v zubnej klinike alebo dopyty klientov advokátskej kancelárie sú iná vec. Môžu prezrádzať zdravotné údaje alebo právne problémy a v mnohých krajinách sa takýto typ informácií chránia právnymi predpismi o ochrane súkromia osobitne.

Čo sa môže pokaziť, keď zdieľate údaje s AI systémami?

Väčšina problémov neprichádza od hackerov. Prichádza od bežných ľudí, ktorí vložia nesprávnu vec do nesprávneho poľa.

Bežné príklady:

• Dôverné dokumenty. Advokátska kancelária vloží list klienta do všeobecného chatbota, aby „znel priateľskejšie“. Meno klienta a podrobnosti o prípade sú teraz v systéme tretej strany.
• Údaje zákazníkov. Inštalatér nahrá tabuľku minulých zákazníkov, aby získal marketingové nápady. Súbor obsahuje adresy a telefónne čísla, na ktorých zdieľanie s týmto nástrojom zákazníci nikdy nedali súhlas.
• Prihlasovacie údaje. Niekto zdieľa heslo k webovej stránke alebo analytike s nástrojom či živnostníkom „len na nastavenie“ a potom ho už nikdy nezmení.
• Citlivé informácie o firme. Klinika zdieľa celú svoju cenovú štruktúru a plány rozšírenia, keď žiada o porovnanie s konkurenciou.

Riziko závisí od toho, čo dodávateľ s týmto vstupom robí. Niektoré služby si môžu to, čo napíšete, ponechať alebo použiť na zlepšenie svojich systémov. Iné to uchovávajú oddelene a umožňujú vám to vymazať. Ktorý prípad platí, zistíte len z ich dokumentácie.

Ktoré kontroly súkromia a bezpečnosti sú najdôležitejšie?

Na posúdenie dodávateľa nepotrebujete IT tím. Potrebujete sa opýtať na päť vecí.

Riadenie prístupu

Riadenie prístupu určuje, kto sa môže prihlásiť a čo každý človek môže robiť. Hľadajte pomenované účty namiesto jedného spoločného prihlásenia a roly, ktoré obmedzujú, čo každý môže zmeniť. Keď zamestnanec odíde, mali by ste vedieť jeho prístup odstrániť jedným krokom.

Uchovávanie údajov

Uchovávanie údajov je, ako dlho nástroj vaše informácie podrží. Opýtajte sa, či si to môžete nastaviť sami a či sa vymazané údaje skutočne odstránia.

Zásady dodávateľa

Prečítajte si zásady ochrany osobných údajov a akékoľvek podmienky spracúvania údajov. Skontrolujte, kde sa údaje uchovávajú, ktoré ďalšie spoločnosti (subdodávatelia spracovania) ich spracúvajú a či sa váš obsah používa na trénovanie AI modelov.

Súhlas

Súhlas znamená, že človek súhlasil s tým, ako sa jeho informácie používajú. Ak váš chatbot alebo kontaktný formulár zhromažďuje osobné údaje, návštevníci by mali vedieť, čo sa s nimi deje. Vaše oznámenie o ochrane súkromia by malo uvádzať nástroje, ktoré tieto informácie spracúvajú.

Povinnosti v oblasti ochrany súkromia

Ak obsluhujete zákazníkov v EÚ, vzťahuje sa na vás GDPR. V Turecku stanovuje podobné pravidlá KVKK. Obe právne úpravy očakávajú, že budete vedieť, ktoré služby spracúvajú osobné údaje vo vašom mene, a že s nimi budete mať vhodnú dohodu. Podrobnosti závisia od vašej situácie, preto sa v prípade pochybností obráťte na kvalifikovaného poradcu.

Prečo by ste mali nástroj posúdiť predtým, než ho pripojíte k svojej webovej stránke alebo analytike?

Pripojiť nástroj je jednoduché. Rozpliesť to neskôr už nie.

Keď má nástroj prístup k vašej webovej stránke, môže byť schopný zverejňovať alebo meniť stránky. Keď vidí vašu analytiku, môže čítať údaje o vašich návštevníkoch. Niektoré nástroje žiadajú široké oprávnenia, ktoré nepotrebujú.

Posúdenie pred pripojením vám pomôže:

1. Dať nástroju len taký prístup, aký si jeho úloha vyžaduje.
2. Vedieť, čo by ste museli aktualizovať vo svojom oznámení o ochrane súkromia.
3. Vopred rozhodnúť, kto z vášho tímu môže schvaľovať zmeny.
4. Vedieť, ako exportovať svoje údaje a odísť, ak sa nástroj neosvedčí.

Pre zubnú kliniku s piatimi ľuďmi môže toto posúdenie trvať hodinu. Je to oveľa rýchlejšie než riešenie sťažnosti pacienta, ktorý sa pýta, kam sa podel jeho dopyt.

Praktický kontrolný zoznam na hodnotenie softvéru AI marketingu

Túto tabuľku použite pri porovnávaní dodávateľov. Každému položte rovnaké otázky a odpovede si zapíšte.

Pred registráciou tiež skontrolujte:

• Odstráňte všetko dôverné z dokumentov, ktoré plánujete nahrať.
• Nikdy nevkladajte heslá, klientske súbory ani zdravotné údaje do všeobecného AI chatbota.
• Vytvorte samostatné účty pre každého zamestnanca, ktorý potrebuje prístup.
• Aktualizujte oznámenie o ochrane súkromia, ak nástroj spracúva údaje návštevníkov alebo zákazníkov.
• Nastavte si pripomienku, aby ste prístupy každých pár mesiacov prehodnotili.

Ako AMOS zaobchádza s vašimi údajmi

AMOS je produkt spoločnosti Softalika. Je vytvorený pre firmy poskytujúce služby s približne 5 až 50 ľuďmi, ktoré získavajú nových zákazníkov cez svoju webovú stránku a nemajú tím pre SEO, obsah alebo IT. Tu je to, čo môžeme povedať o tom, ako funguje, a čo rozhodujete vy.

• Izolované prostredie. Každý zákazník AMOS beží na vlastných izolovaných prostriedkoch Cloudflare. Náš tím ich inštaluje, aktualizuje a monitoruje.
• Len pozvaní používatelia. Prihlásiť sa môžu len ľudia, ktorých pozvete do svojho pracovného priestoru. Každý sa prihlasuje e-mailovým kódom a má svoju rolu.
• Vaše pravidlá uchovávania. Rozhodujete, ako dlho sa údaje uchovávajú. Svoje údaje môžete kedykoľvek exportovať alebo vymazať.
• Vaše schválenie. AMOS nezverejní na vašej webovej stránke nič bez vášho schválenia. Platí to pre opravy, články, zmeny stránok aj preklady.
• Označené vety. Keď AMOS píše koncept, uvádza každú vetu, ktorú ešte treba potvrdiť, aby ste pred zverejnením skontrolovali fakty.
• Chránené kontaktné formuláre. Ak AMOS vytvorí a hostuje vašu webovú stránku, kontaktný formulár obsahuje ochranu proti botom.

Toto je zhrnutie, nie úplný opis. Skôr než pripojíte svoju webovú stránku alebo zdieľate akékoľvek údaje, požiadajte nás o zásady a podmienky, ktoré sa vzťahujú na váš pilot, a prečítajte si ich. Radi ich s vami prejdeme na prvom hovore.

Ako začať pilot

Pilot začína krátkym hovorom o vašej webovej stránke, vašom tíme a trhoch, na ktorých pôsobíte. Potom vám AMOS nastavíme na vašich vlastných izolovaných cloudových prostriedkoch. Prineste si na tento hovor svoje otázky o súkromí; je to správny moment sa na ne opýtať.

Dĺžka a podmienky pilotu sa dohodnú na hovore. Ak chcete požiadať o pilot, použite stránku s kontaktmi alebo chatbota. Odpovieme do jedného pracovného dňa.