Άρθρο
Εργαλεία AI Marketing και τα Δεδομένα σας: Οδηγός Απορρήτου και Ασφάλειας για Μικρές Επιχειρήσεις
Ποια δεδομένα επεξεργάζονται τα εργαλεία AI marketing, οι κίνδυνοι υπερβολικής κοινοποίησης και μια πρακτική λίστα ελέγχου για προμηθευτές.
Τα εργαλεία AI marketing μπορούν να διαβάσουν τον ιστότοπό σας, τα analytics σας και μερικές φορές τα μηνύματα των πελατών σας, οπότε πρέπει να ξέρετε πού πηγαίνουν αυτές οι πληροφορίες πριν συνδέσετε οτιδήποτε. Για τις περισσότερες μικρές επιχειρήσεις παροχής υπηρεσιών, οι κύριοι κίνδυνοι είναι η υπερβολική κοινοποίηση, οι αδύναμοι έλεγχοι πρόσβασης και οι αόριστες πολιτικές των προμηθευτών. Μπορείτε να τους μειώσετε ελέγχοντας ποια δεδομένα χρειάζεται ένα εργαλείο, ποιος μπορεί να τα δει, για πόσο καιρό διατηρούνται και αν μπορείτε να τα διαγράψετε. Αυτός ο οδηγός εξηγεί καθένα από αυτά και τελειώνει με μια λίστα ελέγχου που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε με οποιονδήποτε προμηθευτή, συμπεριλαμβανομένης της δικής μας εταιρείας.
Ποιες πληροφορίες επεξεργάζονται πραγματικά τα εργαλεία AI marketing;
Ένα εργαλείο AI marketing είναι λογισμικό που χρησιμοποιεί μηχανική μάθηση για να αναλύει, να γράφει ή να αλλάζει υλικό marketing. Λειτουργεί με ό,τι του δίνετε, καθώς και με ό,τι μπορεί να προσπελάσει μόλις συνδεθεί.
Αυτές οι πληροφορίες συνήθως εμπίπτουν σε μερικές κατηγορίες:
- Δημόσιο περιεχόμενο ιστότοπου. Οι σελίδες σας, οι περιγραφές υπηρεσιών, οι τιμές που έχετε δημοσιεύσει και τα άρθρα του blog.
- Δεδομένα analytics και αναζήτησης. Στοιχεία όπως οι εμφανίσεις (πόσο συχνά εμφανίζονται οι σελίδες σας στα αποτελέσματα αναζήτησης), τα κλικ και η συμπεριφορά των επισκεπτών.
- Αιτήματα και καταχωρίσεις φόρμας επικοινωνίας. Ονόματα, αριθμοί τηλεφώνου, διευθύνσεις e-mail και ο λόγος για τον οποίο επικοινώνησε κάποιος.
- Συνομιλίες chatbot. Ό,τι πληκτρολογούν οι επισκέπτες σε ένα παράθυρο συνομιλίας στον ιστότοπό σας.
- Εσωτερικές επιχειρηματικές πληροφορίες. Υπολογισμοί τιμών, όροι προμηθευτών, σημειώσεις προσωπικού και σχέδια που δεν έχετε ανακοινώσει.
- Πρόσβαση σε λογαριασμούς. Στοιχεία σύνδεσης, κωδικοί πρόσβασης και κλειδιά σύνδεσης για τον ιστότοπο, το hosting ή τα analytics σας.
Ο δημόσιος κατάλογος ενός αρτοποιείου ενέχει μικρό κίνδυνο. Τα αιτήματα ραντεβού ενός οδοντιατρείου ή τα αιτήματα πελατών ενός δικηγορικού γραφείου είναι διαφορετική υπόθεση. Μπορούν να αποκαλύψουν στοιχεία υγείας ή νομικά προβλήματα, και σε πολλές χώρες αυτού του είδους οι πληροφορίες προστατεύονται επιπλέον από τη νομοθεσία περί απορρήτου.
Τι μπορεί να πάει στραβά όταν μοιράζεστε δεδομένα με συστήματα AI;
Τα περισσότερα προβλήματα δεν προέρχονται από χάκερ. Προέρχονται από συνηθισμένους ανθρώπους που επικολλάνε το λάθος πράγμα στο λάθος πεδίο.
Συνήθη παραδείγματα:
- Εμπιστευτικά έγγραφα. Ένα δικηγορικό γραφείο επικολλά μια επιστολή πελάτη σε ένα γενικό chatbot για να την κάνει «πιο φιλική». Το όνομα και τα στοιχεία της υπόθεσης του πελάτη βρίσκονται πλέον στο σύστημα ενός τρίτου.
- Στοιχεία πελατών. Ένας υδραυλικός ανεβάζει ένα υπολογιστικό φύλλο με παλιούς πελάτες για να πάρει ιδέες marketing. Το αρχείο περιέχει διευθύνσεις και αριθμούς τηλεφώνου που οι πελάτες δεν συμφώνησαν ποτέ να μοιραστούν με αυτό το εργαλείο.
- Στοιχεία σύνδεσης. Κάποιος μοιράζεται τον κωδικό πρόσβασης του ιστότοπου ή των analytics με ένα εργαλείο ή έναν εξωτερικό συνεργάτη «μόνο για τη ρύθμιση» και δεν τον αλλάζει ποτέ μετά.
- Ευαίσθητες επιχειρηματικές πληροφορίες. Μια κλινική μοιράζεται ολόκληρη τη δομή τιμών και τα σχέδια επέκτασής της ζητώντας σύγκριση με ανταγωνιστή.
Ο κίνδυνος εξαρτάται από το τι κάνει ο προμηθευτής με αυτά τα δεδομένα. Ορισμένες υπηρεσίες μπορεί να διατηρούν ό,τι πληκτρολογείτε ή να το χρησιμοποιούν για να βελτιώσουν τα συστήματά τους. Άλλες το διατηρούν ξεχωριστά και σας επιτρέπουν να το διαγράψετε. Το μαθαίνετε μόνο διαβάζοντας την τεκμηρίωσή τους.
Ποιοι έλεγχοι απορρήτου και ασφάλειας έχουν τη μεγαλύτερη σημασία;
Δεν χρειάζεστε ομάδα IT για να αξιολογήσετε έναν προμηθευτή. Χρειάζεται να ρωτήσετε για πέντε πράγματα.
Έλεγχοι πρόσβασης
Οι έλεγχοι πρόσβασης καθορίζουν ποιος μπορεί να συνδεθεί και τι μπορεί να κάνει κάθε άτομο. Αναζητήστε ονομαστικούς λογαριασμούς αντί για μία κοινή σύνδεση, και ρόλους που περιορίζουν τι μπορεί να αλλάξει κάθε άτομο. Όταν ένα μέλος του προσωπικού φεύγει, θα πρέπει να μπορείτε να αφαιρέσετε την πρόσβασή του σε ένα βήμα.
Διατήρηση δεδομένων
Η διατήρηση δεδομένων είναι το πόσο καιρό ένα εργαλείο κρατά τις πληροφορίες σας. Ρωτήστε αν μπορείτε να το ορίσετε εσείς και αν τα διαγραμμένα δεδομένα αφαιρούνται πραγματικά.
Πολιτικές προμηθευτών
Διαβάστε την πολιτική απορρήτου και τυχόν όρους επεξεργασίας δεδομένων. Ελέγξτε πού αποθηκεύονται τα δεδομένα, ποιες άλλες εταιρείες (υποεκτελούντες) τα χειρίζονται και αν το περιεχόμενό σας χρησιμοποιείται για την εκπαίδευση μοντέλων AI.
Συγκατάθεση
Συγκατάθεση σημαίνει ότι ένα άτομο έχει συμφωνήσει με τον τρόπο χρήσης των πληροφοριών του. Αν το chatbot ή η φόρμα επικοινωνίας σας συλλέγει προσωπικά στοιχεία, οι επισκέπτες θα πρέπει να ενημερώνονται για το τι συμβαίνει με αυτά. Η πολιτική απορρήτου σας θα πρέπει να αναφέρει τα εργαλεία που επεξεργάζονται αυτές τις πληροφορίες.
Υποχρεώσεις απορρήτου
Αν εξυπηρετείτε πελάτες στην ΕΕ, ισχύει ο GDPR. Στην Τουρκία, ο KVKK θεσπίζει παρόμοιους κανόνες. Και οι δύο αναμένουν από εσάς να γνωρίζετε ποιες υπηρεσίες χειρίζονται προσωπικά δεδομένα για λογαριασμό σας και να έχετε κατάλληλη συμφωνία μαζί τους. Οι λεπτομέρειες εξαρτώνται από την περίπτωσή σας, οπότε ρωτήστε έναν ειδικό σύμβουλο αν δεν είστε σίγουροι.
Γιατί πρέπει να αξιολογήσετε ένα εργαλείο πριν το συνδέσετε με τον ιστότοπο ή τα analytics σας;
Η σύνδεση ενός εργαλείου είναι εύκολη. Η αποσύνδεσή του αργότερα δεν είναι.
Μόλις ένα εργαλείο έχει πρόσβαση στον ιστότοπό σας, μπορεί να δημοσιεύει ή να αλλάζει σελίδες. Μόλις μπορεί να δει τα analytics σας, μπορεί να διαβάσει δεδομένα για τους επισκέπτες σας. Ορισμένα εργαλεία ζητούν ευρείες άδειες που δεν χρειάζονται.
Μια αξιολόγηση πριν τη σύνδεση σας βοηθά να:
- Δώσετε στο εργαλείο μόνο την πρόσβαση που απαιτεί η δουλειά του.
- Ξέρετε τι θα χρειαστεί να ενημερώσετε στην πολιτική απορρήτου σας.
- Αποφασίσετε από πριν ποιος στην ομάδα σας μπορεί να εγκρίνει αλλαγές.
- Ξέρετε πώς να εξάγετε τα δεδομένα σας και να φύγετε αν το εργαλείο δεν λειτουργήσει.
Για ένα οδοντιατρείο πέντε ατόμων, αυτή η αξιολόγηση μπορεί να διαρκέσει μία ώρα. Είναι πολύ ταχύτερη από το να χειριστείτε ένα παράπονο από έναν ασθενή που ρωτά πού πήγε το αίτημά του.
Μια πρακτική λίστα ελέγχου για την αξιολόγηση λογισμικού AI marketing
Χρησιμοποιήστε αυτόν τον πίνακα όταν συγκρίνετε προμηθευτές. Κάντε τις ίδιες ερωτήσεις σε καθέναν και σημειώστε τις απαντήσεις.
| Ερώτηση | Πώς μοιάζει μια καλή απάντηση | Προειδοποιητικό σημάδι |
|---|---|---|
| Πού αποθηκεύονται τα δεδομένα μου; | Μια σαφής απάντηση για την τοποθεσία και τη ρύθμιση | «Στο cloud» χωρίς λεπτομέρειες |
| Τα δεδομένα μου διατηρούνται ξεχωριστά από άλλους πελάτες; | Ξεχωριστοί ή απομονωμένοι πόροι, ή σαφής εξήγηση | Καμία απάντηση |
| Ποιος μπορεί να συνδεθεί; | Μόνο άτομα που προσκαλείτε εσείς, το καθένα με δικό του λογαριασμό και ρόλο | Ένας κοινός κωδικός πρόσβασης |
| Πώς συνδέονται τα άτομα; | Ένας κωδικός, ένα δεύτερο βήμα ή παρόμοιος έλεγχος πάνω από τη διεύθυνση e-mail | Μόνο κωδικός πρόσβασης, χωρίς επιλογή προσθήκης περισσότερων |
| Για πόσο καιρό διατηρούνται τα δεδομένα; | Το επιλέγετε εσείς, ή αναφέρεται συγκεκριμένη περίοδος | Διατηρούνται επ' αόριστον από προεπιλογή |
| Μπορώ να εξάγω και να διαγράψω τα δεδομένα μου; | Ναι, ανά πάσα στιγμή | Μόνο κατόπιν αιτήματος, χωρίς χρονοδιάγραμμα |
| Το περιεχόμενό μου χρησιμοποιείται για την εκπαίδευση μοντέλων AI; | Ένα ξεκάθαρο ναι ή όχι στην πολιτική | Η πολιτική δεν το αναφέρει |
| Μπορεί το εργαλείο να δημοσιεύσει χωρίς εμένα; | Τίποτα δεν δημοσιεύεται χωρίς την έγκρισή σας | Αυτόματη δημοσίευση που δεν μπορείτε να απενεργοποιήσετε |
| Ποιες πολιτικές ισχύουν; | Γραπτά έγγραφα που μπορείτε να διαβάσετε πριν υπογράψετε | Μόνο προφορικές υποσχέσεις |
Πριν εγγραφείτε, ελέγξτε επίσης:
- Αφαιρέστε οτιδήποτε εμπιστευτικό από τα έγγραφα που σκοπεύετε να ανεβάσετε.
- Μην επικολλάτε ποτέ κωδικούς πρόσβασης, αρχεία πελατών ή στοιχεία υγείας σε ένα γενικό chatbot AI.
- Δημιουργήστε ξεχωριστούς λογαριασμούς για κάθε μέλος του προσωπικού που χρειάζεται πρόσβαση.
- Ενημερώστε την πολιτική απορρήτου σας αν το εργαλείο επεξεργάζεται δεδομένα επισκεπτών ή πελατών.
- Ορίστε μια υπενθύμιση για να ελέγχετε την πρόσβαση κάθε λίγους μήνες.
Πώς διαχειρίζεται τα δεδομένα σας το AMOS
Το AMOS είναι προϊόν της Softalika. Είναι φτιαγμένο για επιχειρήσεις παροχής υπηρεσιών με περίπου 5 έως 50 άτομα που αποκτούν νέους πελάτες μέσω του ιστότοπού τους και δεν έχουν ομάδα SEO, περιεχομένου ή IT. Ακολουθεί τι μπορούμε να πούμε για τον τρόπο λειτουργίας του, και τι αποφασίζετε εσείς.
- Απομονωμένοι πόροι. Κάθε πελάτης του AMOS λειτουργεί σε δικούς του απομονωμένους πόρους Cloudflare. Η ομάδα μας τους εγκαθιστά, τους ενημερώνει και τους παρακολουθεί.
- Μόνο προσκεκλημένοι χρήστες. Μόνο τα άτομα που προσκαλείτε στον χώρο εργασίας σας μπορούν να συνδεθούν. Κάθε άτομο συνδέεται με κωδικό e-mail και έχει ρόλο.
- Οι δικοί σας κανόνες διατήρησης. Εσείς αποφασίζετε για πόσο καιρό διατηρούνται τα δεδομένα. Μπορείτε να εξάγετε ή να διαγράψετε τα δεδομένα σας ανά πάσα στιγμή.
- Η έγκρισή σας. Το AMOS δεν δημοσιεύει τίποτα στον ιστότοπό σας χωρίς την έγκρισή σας. Αυτό καλύπτει διορθώσεις, άρθρα, αλλαγές ιστότοπου και μεταφράσεις.
- Επισημασμένες προτάσεις. Όταν το AMOS γράφει ένα προσχέδιο, απαριθμεί κάθε πρόταση που χρειάζεται ακόμη την επιβεβαίωσή σας, ώστε να ελέγχετε τα γεγονότα πριν δημοσιευτεί οτιδήποτε.
- Προστατευμένες φόρμες επικοινωνίας. Αν το AMOS κατασκευάζει και φιλοξενεί τον ιστότοπό σας, η φόρμα επικοινωνίας περιλαμβάνει προστασία από bots.
Αυτή είναι μια σύνοψη, όχι πλήρης περιγραφή. Πριν συνδέσετε τον ιστότοπό σας ή μοιραστείτε οποιαδήποτε δεδομένα, ζητήστε μας τις πολιτικές και τους όρους που ισχύουν για το πιλοτικό σας πρόγραμμα και διαβάστε τους. Θα χαρούμε να τους εξετάσουμε μαζί σας στην πρώτη κλήση.
Πώς να ξεκινήσετε ένα πιλοτικό πρόγραμμα
Ένα πιλοτικό πρόγραμμα ξεκινά με μια σύντομη κλήση για τον ιστότοπό σας, την ομάδα σας και τις αγορές στις οποίες πουλάτε. Στη συνέχεια ρυθμίζουμε το AMOS για εσάς σε δικούς σας απομονωμένους πόρους cloud. Φέρτε τις ερωτήσεις σας για το απόρρητο σε αυτή την κλήση· είναι η κατάλληλη στιγμή να τις θέσετε.
Η διάρκεια και οι όροι του πιλοτικού προγράμματος συμφωνούνται στην κλήση. Για να ζητήσετε πιλοτικό πρόγραμμα, χρησιμοποιήστε τη σελίδα επικοινωνίας ή το chatbot. Απαντάμε εντός μίας εργάσιμης ημέρας.