Tekoälymarkkinoinnin työkalut ja tietosi: tietosuoja- ja tietoturvaopas pienyrityksille

Tekoälymarkkinoinnin työkalut voivat lukea verkkosivujasi, analytiikkaasi ja joskus asiakasviestejäsi, joten sinun on tiedettävä, minne nämä tiedot menevät ennen kuin yhdistät mitään. Useimmille pienille palveluyrityksille suurimmat riskit ovat liiallinen tiedon jakaminen, heikot käyttöoikeudet ja epämääräiset toimittajaehdot. Voit vähentää niitä tarkistamalla, mitä tietoja työkalu tarvitsee, kuka ne näkee, kuinka kauan niitä säilytetään ja voitko poistaa ne. Tässä oppaassa käydään läpi nämä asiat ja lopussa on tarkistuslista, jota voit käyttää minkä tahansa toimittajan kanssa, me mukaan lukien.

Mitä tietoja tekoälymarkkinoinnin työkalut oikeastaan käsittelevät?

Tekoälymarkkinoinnin työkalu on ohjelmisto, joka käyttää koneoppimista markkinointimateriaalin analysointiin, kirjoittamiseen tai muuttamiseen. Se toimii sillä, mitä annat sille, sekä sillä, mitä se voi yhdistämisen jälkeen saavuttaa.

Nämä tiedot jakautuvat yleensä muutamaan ryhmään:

• Julkinen verkkosivujen sisältö. Sivusi, palvelukuvaukset, julkaisemasi hinnat ja blogikirjoitukset.
• Analytiikka- ja hakudata. Luvut kuten näyttökerrat (kuinka usein sivusi näkyvät hakutuloksissa), klikkaukset ja kävijöiden käyttäytyminen.
• Yhteydenotot ja yhteydenottolomakkeiden tiedot. Nimet, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet ja syy, miksi joku otti yhteyttä.
• Chatbot-keskustelut. Se, mitä kävijät kirjoittavat sivustosi chat-ikkunaan.
• Sisäinen liiketoimintatieto. Hintalaskelmat, toimittajaehdot, henkilöstön muistiinpanot ja suunnitelmat, joita et ole vielä julkistanut.
• Tilien käyttöoikeudet. Kirjautumistiedot, salasanat ja yhteysavaimet verkkosivustoosi, palvelimeen tai analytiikkaan.

Leipomon julkinen menu sisältää vähän riskiä. Hammasklinikan ajanvarauspyynnöt tai lakitoimiston asiakasyhteydenotot ovat eri asia. Ne voivat paljastaa terveystietoja tai oikeudellisia ongelmia, ja monissa maissa tällaiset tiedot saavat tietosuojalainsäädännössä erityissuojaa.

Mitä voi mennä pieleen, kun jaat tietoja tekoälyjärjestelmien kanssa?

Useimmat ongelmat eivät tule hakkerilta. Ne tulevat tavallisista ihmisistä, jotka liittävät väärän asian väärään kenttään.

Yleisiä esimerkkejä:

• Luottamukselliset asiakirjat. Lakitoimisto liittää asiakaskirjeen yleiseen chatbottiin, jotta se "kuulostaisi ystävällisemmältä". Asiakkaan nimi ja tapauksen tiedot ovat nyt kolmannen osapuolen järjestelmässä.
• Asiakastiedot. LVI-asentaja lataa taulukon aiemmista asiakkaista saadakseen markkinointi-ideoita. Tiedostossa on osoitteita ja puhelinnumeroita, joita asiakkaat eivät ole suostuneet jakamaan kyseisen työkalun kanssa.
• Kirjautumistiedot. Joku jakaa verkkosivuston tai analytiikan salasanan työkalulle tai freelancerille "vain käyttöönottoa varten" eikä vaihda sitä sen jälkeen.
• Arkaluonteiset liiketoimintatiedot. Klinikka jakaa täyden hintarakenteensa ja laajennussuunnitelmansa pyytäessään kilpailijavertailua.

Riski riippuu siitä, mitä toimittaja tekee kyseisillä tiedoilla. Jotkin palvelut voivat säilyttää kirjoittamasi tai käyttää sitä järjestelmiensä parantamiseen. Toiset pitävät tiedot erillään ja antavat sinun poistaa ne. Tiedät, kumpi pätee, vain lukemalla heidän dokumentaationsa.

Mitkä tietosuoja- ja tietoturvakontrollit ovat tärkeimpiä?

Sinun ei tarvitse IT-tiimiä arvioidaksesi toimittajaa. Sinun tarvitsee kysyä viidestä asiasta.

Käyttöoikeudet

Käyttöoikeudet määrittävät, kuka voi kirjautua sisään ja mitä kukin voi tehdä. Etsi nimettyjä tilejä yhden jaetun kirjautumisen sijaan ja rooleja, jotka rajaavat sitä, mitä kukin voi muuttaa. Kun työntekijä lähtee, sinun pitäisi pystyä poistamaan hänen käyttöoikeutensa yhdellä vaiheella.

Tietojen säilytys

Tietojen säilytys tarkoittaa, kuinka kauan työkalu säilyttää tietojasi. Kysy, voitko asettaa sen itse ja poistetaanko poistetut tiedot todella.

Toimittajan käytännöt

Lue tietosuojakäytäntö ja mahdolliset tietojenkäsittelyehdot. Tarkista, missä tiedot säilytetään, mitkä muut yritykset (alikäsittelijät) käsittelevät niitä ja käytetäänkö sisältöäsi tekoälymallien kouluttamiseen.

Suostumus

Suostumus tarkoittaa, että henkilö on hyväksynyt, miten hänen tietojaan käytetään. Jos chatbotisi tai yhteydenottolomakkeesi kerää henkilötietoja, kävijöille on kerrottava, mitä niille tapahtuu. Tietosuojailmoituksessasi on mainittava työkalut, jotka käsittelevät näitä tietoja.

Tietosuojavelvoitteet

Jos palvelet asiakkaita EU:ssa, GDPR:tä sovelletaan. Turkissa KVKK asettaa vastaavat säännöt. Molemmat edellyttävät, että tiedät, mitkä palvelut käsittelevät henkilötietoja puolestasi, ja että sinulla on niiden kanssa asianmukainen sopimus. Yksityiskohdat riippuvat tilanteestasi, joten kysy pätevältä asiantuntijalta, jos olet epävarma.

Miksi työkalu kannattaa tarkistaa ennen kuin sen yhdistää verkkosivustoosi tai analytiikkaan?

Työkalun yhdistäminen on helppoa. Sen irrottaminen myöhemmin ei ole.

Kun työkalulla on pääsy verkkosivustoosi, se voi ehkä julkaista tai muuttaa sivuja. Kun se näkee analytiikkasi, se voi lukea tietoja kävijöistäsi. Jotkin työkalut pyytävät laajoja käyttöoikeuksia, joita ne eivät tarvitse.

Tarkistus ennen yhdistämistä auttaa sinua:

1. Antamaan työkalulle vain sen tehtävän vaatimat käyttöoikeudet.
2. Tietämään, mitä sinun pitäisi päivittää tietosuojailmoituksessasi.
3. Päättämään etukäteen, kuka tiimissäsi voi hyväksyä muutoksia.
4. Tietämään, miten vienti tietosi ja lähteä, jos työkalu ei toimi.

Viiden hengen hammasklinikalle tämä tarkistus voi kestää tunnin. Se on paljon nopeampaa kuin potilaan valituksen käsitteleminen, joka kysyy, minne hänen yhteydenottonsa meni.

Käytännön tarkistuslista tekoälymarkkinoinnin ohjelmiston arviointiin

Käytä tätä taulukkoa, kun vertailet toimittajia. Kysy jokaiselta samat kysymykset ja kirjoita vastaukset muistiin.

Ennen kuin rekisteröidyt, tarkista myös:

• Poista kaikki luottamuksellinen sisältö asiakirjoista, jotka aiot ladata.
• Älä koskaan liitä salasanoja, asiakastiedostoja tai terveystietoja yleiseen tekoälychatbotiin.
• Luo erilliset tilit jokaiselle työntekijälle, joka tarvitsee pääsyn.
• Päivitä tietosuojailmoituksesi, jos työkalu käsittelee kävijöiden tai asiakkaiden tietoja.
• Aseta muistutus käyttöoikeuksien tarkistamisesta muutaman kuukauden välein.

Miten AMOS käsittelee tietojasi

AMOS on Softalikan tuote. Se on rakennettu palveluyrityksille, joissa on noin 5–50 henkilöä, jotka saavat uusia asiakkaita verkkosivustonsa kautta ja joilla ei ole SEO-, sisältö- tai IT-tiimiä. Tässä kerromme, miten se toimii ja mitä sinä päätät.

• Eristetyt resurssit. Jokainen AMOS-asiakas toimii omilla eristetyillä Cloudflare-resursseillaan. Tiimimme asentaa, päivittää ja seuraa niitä.
• Vain kutsutut käyttäjät. Vain työtilaan kutsumasi henkilöt voivat kirjautua sisään. Jokainen kirjautuu sisään sähköpostikoodilla ja hänellä on rooli.
• Sinun säilytyssääntösi. Sinä päätät, kuinka kauan tietoja säilytetään. Voit viedä tai poistaa tietosi milloin tahansa.
• Sinun hyväksyntäsi. AMOS ei julkaise mitään verkkosivustollasi ilman hyväksyntääsi. Tämä koskee korjauksia, artikkeleita, sivustomuutoksia ja käännöksiä.
• Merkityt lauseet. Kun AMOS kirjoittaa luonnosta, se luettelee jokaisen lauseen, joka vaatii vielä vahvistuksesi, jotta tarkistat faktat ennen julkaisua.
• Suojatut yhteydenottolomakkeet. Jos AMOS rakentaa ja ylläpitää verkkosivustoasi, yhteydenottolomake sisältää bot-suojauksen.

Tämä on yhteenveto, ei täydellinen kuvaus. Ennen kuin yhdistät verkkosivustosi tai jaat tietoja, pyydä meiltä pilottiisi soveltuvat käytännöt ja ehdot ja lue ne. Käymme ne mielellämme kanssasi läpi ensimmäisellä puhelulla.

Miten pilotti aloitetaan

Pilotti alkaa lyhyellä puhelulla verkkosivustostasi, tiimistäsi ja markkinoista, joilla myyt. Sen jälkeen perustamme AMOSin sinulle omiin eristettyihin pilviresursseihin. Ota tietosuojakysymyksesi mukaan puheluun; se on oikea hetki kysyä niitä.

Pilotin kesto ja ehdot sovitaan puhelussa. Pyydä pilottia yhteydenottosivun tai chatbotin kautta. Vastaamme yhden työpäivän kuluessa.