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Ferramentas de marketing com IA e os seus dados: guia de privacidade e segurança para pequenas empresas
Que dados tratam as ferramentas de marketing com IA, os riscos de partilhar demasiado e uma lista para avaliar a privacidade de um fornecedor.
As ferramentas de marketing com IA conseguem ler o seu site, as suas estatísticas de visitas e, por vezes, as mensagens dos seus clientes. Por isso, convém saber para onde vai essa informação antes de ligar seja o que for. Na maioria das pequenas empresas de serviços, os principais riscos são partilhar mais do que devia, controlos de acesso fracos e políticas de fornecedores pouco claras. Pode reduzi-los se verificar que dados uma ferramenta precisa, quem os pode ver, durante quanto tempo são guardados e se os pode apagar. Este guia explica cada um destes pontos e termina com uma lista de verificação que pode usar com qualquer fornecedor, incluindo nós.
Que informação tratam, de facto, as ferramentas de marketing com IA?
Uma ferramenta de marketing com IA é um software que usa aprendizagem automática para analisar, escrever ou alterar materiais de marketing. Trabalha com tudo o que lhe dá e com tudo o que consegue alcançar depois de ligada.
Essa informação costuma dividir-se em alguns grupos:
- Conteúdo público do site. As suas páginas, descrições de serviços, preços que publicou e artigos do blogue.
- Dados de análise e de pesquisa. Números como as impressões (quantas vezes as suas páginas aparecem nos resultados de pesquisa), os cliques e o comportamento dos visitantes.
- Pedidos de contacto e formulários. Nomes, números de telefone, endereços de e-mail e o motivo pelo qual alguém entrou em contacto.
- Conversas do chatbot. O que os visitantes escrevem numa janela de chat no seu site.
- Informação interna da empresa. Cálculos de preços, condições de fornecedores, notas da equipa e planos que ainda não anunciou.
- Acessos a contas. Credenciais, palavras-passe e chaves de ligação do seu site, alojamento ou ferramentas de análise.
O menu público de uma padaria tem pouco risco. Os pedidos de marcação de uma clínica dentária ou os pedidos de clientes de um escritório de advogados já são outra conversa. Podem revelar dados de saúde ou problemas jurídicos e, em muitos países, esse tipo de informação tem proteção reforçada na lei de proteção de dados.
O que pode correr mal quando partilha dados com sistemas de IA?
A maioria dos problemas não vem de piratas informáticos. Vem de pessoas comuns que colam a coisa errada no sítio errado.
Exemplos comuns:
- Documentos confidenciais. Um escritório de advogados cola a carta de um cliente num chatbot genérico para "make it sound friendlier" (torná-la mais simpática). O nome do cliente e os detalhes do processo ficam agora no sistema de um terceiro.
- Dados de clientes. Um canalizador carrega uma folha de cálculo com antigos clientes para pedir ideias de marketing. O ficheiro contém moradas e números de telefone que os clientes nunca autorizaram partilhar com essa ferramenta.
- Credenciais. Alguém partilha a palavra-passe do site ou das estatísticas com uma ferramenta ou um freelancer "just for setup" (só para a configuração) e nunca mais a altera.
- Informação sensível do negócio. Uma clínica partilha toda a sua estrutura de preços e os planos de expansão ao pedir uma comparação com a concorrência.
O risco depende do que o fornecedor faz com essa informação. Alguns serviços podem guardar o que escreve ou usá-lo para melhorar os seus sistemas. Outros mantêm-no separado e deixam-no apagá-lo. Só sabe qual é o caso se ler a documentação.
Que controlos de privacidade e segurança são mais importantes?
Não precisa de uma equipa de informática para avaliar um fornecedor. Precisa de perguntar sobre cinco coisas.
Controlos de acesso
Os controlos de acesso definem quem pode entrar na ferramenta e o que cada pessoa pode fazer. Procure contas individuais em vez de um acesso partilhado, e perfis que limitem o que cada pessoa pode alterar. Quando um colaborador sai, deve conseguir retirar-lhe o acesso num só passo.
Conservação dos dados
A conservação dos dados é o tempo durante o qual uma ferramenta guarda a sua informação. Pergunte se pode ser o próprio a definir esse prazo e se os dados apagados são realmente eliminados.
Políticas do fornecedor
Leia a política de privacidade e os termos de tratamento de dados, se existirem. Verifique onde os dados ficam guardados, que outras empresas (subcontratantes) os tratam e se o seu conteúdo é usado para treinar modelos de IA.
Consentimento
Consentimento significa que uma pessoa concordou com a forma como a sua informação é usada. Se o seu chatbot ou formulário de contacto recolhe dados pessoais, os visitantes devem ser informados sobre o que acontece a esses dados. A sua política de privacidade deve mencionar as ferramentas que tratam essa informação.
Obrigações de proteção de dados
Se tem clientes na UE, aplica-se o RGPD (Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados). Na Turquia, a KVKK estabelece regras semelhantes. Ambos esperam que saiba que serviços tratam dados pessoais em seu nome e que tenha um acordo adequado com eles. Os pormenores dependem da sua situação, por isso, em caso de dúvida, consulte um profissional qualificado.
Porque deve analisar uma ferramenta antes de a ligar ao seu site ou às suas estatísticas?
Ligar uma ferramenta é fácil. Desfazer essa ligação mais tarde, nem por isso.
Quando uma ferramenta tem acesso ao seu site, pode conseguir publicar ou alterar páginas. Quando vê as suas estatísticas, pode ler dados sobre os seus visitantes. Algumas ferramentas pedem permissões amplas de que não precisam.
Uma análise antes de ligar a ferramenta ajuda-o a:
- Dar à ferramenta apenas o acesso de que precisa para fazer o seu trabalho.
- Saber o que teria de atualizar na sua política de privacidade.
- Decidir com antecedência quem na equipa pode aprovar alterações.
- Saber como exportar os seus dados e sair, se a ferramenta não resultar.
Numa clínica dentária com cinco pessoas, esta análise pode levar uma hora. É muito mais rápido do que responder à reclamação de um paciente que quer saber para onde foi o seu pedido.
Lista de verificação prática para avaliar software de marketing com IA
Use esta tabela quando comparar fornecedores. Faça as mesmas perguntas a todos e registe as respostas.
| Pergunta | Como é uma boa resposta | Sinal de alerta |
|---|---|---|
| Onde ficam guardados os meus dados? | Uma resposta clara sobre a localização e a configuração | "In the cloud" (na nuvem), sem mais detalhes |
| Os meus dados ficam separados dos de outros clientes? | Recursos separados ou isolados, ou uma explicação clara | Sem resposta |
| Quem pode entrar? | Só as pessoas que convidar, cada uma com a sua conta e o seu perfil | Uma palavra-passe partilhada |
| Como é que as pessoas entram? | Um código, um segundo passo ou uma verificação semelhante, além do endereço de e-mail | Só palavra-passe, sem opção de reforçar |
| Durante quanto tempo são guardados os dados? | Decide o cliente, ou existe um prazo indicado | Guardados por tempo indeterminado, por defeito |
| Posso exportar e apagar os meus dados? | Sim, a qualquer momento | Só a pedido, sem prazo |
| O meu conteúdo é usado para treinar modelos de IA? | Um sim ou não claro na política | A política não diz nada |
| A ferramenta pode publicar sem mim? | Nada é publicado sem a sua aprovação | Publicação automática que não pode desligar |
| Que políticas se aplicam? | Documentos escritos que pode ler antes de assinar | Apenas promessas verbais |
Antes de aderir, verifique também:
- Retire tudo o que for confidencial dos documentos que pretende carregar.
- Nunca cole palavras-passe, processos de clientes ou dados de saúde num chatbot de IA genérico.
- Crie contas separadas para cada colaborador que precise de acesso.
- Atualize a sua política de privacidade se a ferramenta tratar dados de visitantes ou de clientes.
- Crie um lembrete para rever os acessos de poucos em poucos meses.
Como o AMOS trata os seus dados
O AMOS é um produto da Softalika. Foi criado para empresas de serviços com cerca de 5 a 50 pessoas, que conseguem novos clientes através do site e não têm equipa de SEO, de conteúdos ou de informática. Eis o que podemos dizer sobre o funcionamento e sobre o que fica nas suas mãos.
- Recursos isolados. Cada cliente AMOS funciona em recursos Cloudflare próprios e isolados. A nossa equipa instala-os, atualiza-os e monitoriza-os.
- Só utilizadores convidados. Só as pessoas que convidar para o seu espaço de trabalho podem entrar. Cada pessoa entra com um código enviado por e-mail e tem um perfil atribuído.
- As suas regras de conservação. É o cliente que decide durante quanto tempo os dados são guardados. Pode exportar ou apagar os seus dados a qualquer momento.
- A sua aprovação. O AMOS não publica nada no seu site sem a sua aprovação. Isto inclui correções, artigos, alterações ao site e traduções.
- Frases assinaladas. Quando o AMOS escreve um rascunho, indica todas as frases que ainda precisam da sua confirmação, para que verifique os factos antes de qualquer publicação.
- Formulários de contacto protegidos. Se o AMOS criar e alojar o seu site, o formulário de contacto inclui proteção contra bots.
Isto é um resumo, não uma descrição completa. Antes de ligar o seu site ou partilhar quaisquer dados, peça-nos as políticas e os termos aplicáveis ao seu piloto e leia-os. Teremos todo o gosto em analisá-los consigo na primeira chamada.
Como começar um piloto
Um piloto começa com uma chamada curta sobre o seu site, a sua equipa e os mercados onde vende. Depois, configuramos o AMOS para si, nos seus próprios recursos de nuvem isolados. Leve as suas dúvidas sobre privacidade para essa chamada: é o momento certo para as colocar.
A duração e as condições do piloto são acordadas na chamada. Para pedir um piloto, use a página de contacto ou o chatbot. Respondemos no prazo de um dia útil.