AI marketing eszközök és az adatai: adatvédelmi és biztonsági útmutató kisvállalkozásoknak

Az AI marketing eszközök be tudják olvasni a webhelyét, az analitikáját és néha az ügyfélüzeneteit is, ezért tudnia kell, hova kerül ez az információ, mielőtt bármit összekapcsolna. A legtöbb kis szolgáltató vállalkozásnál a fő kockázatok a túl sok adat megosztása, a gyenge hozzáférés-szabályozás és a homályos szállítói szabályzatok. Csökkentheti őket, ha ellenőrzi, milyen adatra van szüksége az eszköznek, ki láthatja azokat, meddig őrzi meg, és törölheti-e őket. Ez az útmutató mindegyiket elmagyarázza, és a végén egy ellenőrzőlistát ad, amelyet bármelyik szállítónál használhat, beleértve minket is.

Milyen információkat dolgoznak fel valójában az AI marketing eszközök?

Az AI marketing eszköz olyan szoftver, amely gépi tanulást használ marketinganyagok elemzésére, írására vagy módosítására. Azzal dolgozik, amit Ön ad neki, valamint azzal, amihez csatlakozás után hozzáfér.

Ez az információ általában néhány csoportba esik:

• Nyilvános webhelytartalom. Az oldalai, szolgáltatásleírások, a közzétett árak és a blogbejegyzések.
• Analitikai és keresési adatok. Olyan számok, mint a megjelenések (milyen gyakran jelennek meg az oldalai a keresési találatok között), a kattintások és a látogatói viselkedés.
• Érdeklődések és kapcsolatfelvételi űrlap bejegyzései. Nevek, telefonszámok, e-mail-címek és az, hogy miért vette fel valaki a kapcsolatot.
• Chatbot-beszélgetések. Amit a látogatók a webhelyén lévő chatablakba írnak.
• Belső üzleti információk. Árkalkulációk, beszállítói feltételek, munkatársi feljegyzések és be nem jelentett tervek.
• Fiókhozzáférés. Bejelentkezések, jelszavak és kapcsolati kulcsok a webhelyéhez, tárhelyéhez vagy analitikájához.

Egy pékség nyilvános étlapja kevés kockázatot hordoz. Egy fogászati rendelő időpontkérései vagy egy ügyvédi iroda ügyfél-érdeklődései már más kérdés. Ezek egészségügyi adatokat vagy jogi problémákat fedhetnek fel, és sok országban az ilyen jellegű információ az adatvédelmi jog szerint különleges védelmet élvez.

Mi sülhet el rosszul, ha adatokat oszt meg AI rendszerekkel?

A legtöbb probléma nem hackerektől származik. Egyszerű emberektől jön, akik rossz dolgot illesztenek be a rossz helyre.

Gyakori példák:

• Bizalmas dokumentumok. Egy ügyvédi iroda beilleszt egy ügyféllevelet egy általános chatbotba, hogy „barátságosabban hangozzon”. Az ügyfél neve és ügyének részletei most egy harmadik fél rendszerében vannak.
• Ügyféladatok. Egy vízvezeték-szerelő feltölt egy táblázatot korábbi ügyfeleiről, hogy marketingötleteket kapjon. A fájl olyan címeket és telefonszámokat tartalmaz, amelyeket az ügyfelek soha nem engedélyeztek annak az eszköznek.
• Belépési adatok. Valaki megoszt egy webhely- vagy analitikai jelszót egy eszközzel vagy szabadúszóval „csak a beállításhoz”, és utána soha nem változtatja meg.
• Érzékeny üzleti információk. Egy rendelő megosztja a teljes árstruktúráját és terjeszkedési terveit, miközben versenytárs-összehasonlítást kér.

A kockázat attól függ, mit tesz a szállító ezzel a bemenettel. Egyes szolgáltatások megőrizhetik, amit beír, vagy felhasználhatják rendszereik fejlesztésére. Mások elkülönítik és lehetővé teszik a törlést. Csak a dokumentációjuk elolvasásával tudhatja meg, melyik eset áll fenn.

Mely adatvédelmi és biztonsági ellenőrzések a legfontosabbak?

Nincs szüksége IT-csapatra ahhoz, hogy megítéljen egy szállítót. Öt dologról kell kérdeznie.

Hozzáférés-szabályozás

A hozzáférés-szabályozás eldönti, ki jelentkezhet be és mit tehet az egyes személyek. Nézzen névre szóló fiókokat egy közös bejelentkezés helyett, és olyan szerepköröket, amelyek korlátozzák, mit változtathat meg az egyes személyek. Amikor egy munkatárs távozik, egy lépésben el kell tudnia távolítani a hozzáférését.

Adatmegőrzés

Az adatmegőrzés azt jelenti, meddig őrzi meg az eszköz az információit. Kérdezze meg, beállíthatja-e Ön maga, és hogy a törölt adatok valóban eltávolításra kerülnek-e.

Szállítói szabályzatok

Olvassa el az adatvédelmi tájékoztatót és az esetleges adatfeldolgozási feltételeket. Ellenőrizze, hol tárolják az adatokat, mely más vállalatok (alvállalkozók) kezelik azokat, és hogy a tartalmát felhasználják-e AI-modellek betanítására.

Hozzájárulás

A hozzájárulás azt jelenti, hogy egy személy beleegyezett abba, hogyan használják fel az információit. Ha a chatbotja vagy a kapcsolatfelvételi űrlapja személyes adatokat gyűjt, a látogatókat tájékoztatni kell arról, mi történik ezekkel. Az adatvédelmi tájékoztatójában fel kell tüntetnie azokat az eszközöket, amelyek ezeket az információkat feldolgozzák.

Adatvédelmi kötelezettségek

Ha az EU-ban szolgál ki ügyfeleket, a GDPR vonatkozik Önre. Törökországban a KVKK hasonló szabályokat ír elő. Mindkettő elvárja, hogy tudja, mely szolgáltatások kezelnek személyes adatokat az Ön nevében, és hogy megfelelő megállapodással rendelkezzen velük. A részletek az Ön helyzetétől függenek, ezért ha bizonytalan, kérdezzen meg egy erre jogosult szakértőt.

Miért érdemes átvizsgálni egy eszközt, mielőtt a webhelyéhez vagy analitikájához kapcsolja?

Egy eszközt csatlakoztatni könnyű. Utólag kibogozni nem az.

Amint egy eszköz hozzáfér a webhelyéhez, képes lehet oldalak közzétételére vagy módosítására. Amint láthatja az analitikáját, olvashatja a látogatóiról szóló adatokat. Egyes eszközök széles jogosultságokat kérnek, amelyekre nincs szükségük.

A csatlakoztatás előtti átvizsgálás segít Önnek:

1. Csak azt a hozzáférést adja az eszköznek, amelyre a feladata igényt tart.
2. Tudja, mit kellene frissítenie az adatvédelmi tájékoztatójában.
3. Előre eldöntse, ki hagyhatja jóvá a változtatásokat a csapatából.
4. Tudja, hogyan exportálhatja az adatait, és hogyan léphet ki, ha az eszköz nem válik be.

Egy ötfős fogászati rendelőnek ez az átvizsgálás egy órát vehet igénybe. Sokkal gyorsabb, mint egy olyan páciens panaszát kezelni, aki megkérdezi, hová került az érdeklődése.

Gyakorlati ellenőrzőlista AI marketing szoftver értékeléséhez

Használja ezt a táblázatot a szállítók összehasonlításakor. Tegye fel mindegyiküknek ugyanazokat a kérdéseket, és írja le a válaszokat.

Regisztráció előtt azt is ellenőrizze:

• Távolítson el minden bizalmas dolgot a feltölteni kívánt dokumentumokból.
• Soha ne illesszen be jelszavakat, ügyfélfájlokat vagy egészségügyi adatokat egy általános AI chatbotba.
• Hozzon létre külön fiókot minden olyan munkatársnak, akinek hozzáférésre van szüksége.
• Frissítse az adatvédelmi tájékoztatóját, ha az eszköz látogatói vagy ügyféladatokat dolgoz fel.
• Állítson be emlékeztetőt a hozzáférések néhány havonta történő felülvizsgálatára.

Hogyan kezeli az AMOS az adatait

Az AMOS a Softalika terméke. Olyan szolgáltató vállalkozásoknak készült, amelyek nagyjából 5–50 főt foglalkoztatnak, új ügyfeleket a webhelyükön keresztül szereznek, és nincs SEO-, tartalom- vagy IT-csapatuk. Íme, amit elmondhatunk a működéséről, és amiről Ön dönt.

• Izolált erőforrások. Minden AMOS-ügyfél saját izolált Cloudflare-erőforrásokon fut. Csapatunk telepíti, frissíti és figyeli ezeket.
• Csak meghívott felhasználók. Csak azok jelentkezhetnek be, akiket Ön meghív a munkaterületére. Mindenki e-mail-kóddal jelentkezik be, és szerepkörrel rendelkezik.
• Az Ön megőrzési szabályai. Ön dönti el, meddig őrzik meg az adatokat. Az adatait bármikor exportálhatja vagy törölheti.
• Az Ön jóváhagyása. Az AMOS nem tesz közzé semmit a webhelyén az Ön jóváhagyása nélkül. Ez vonatkozik a javításokra, cikkekre, webhelyváltoztatásokra és fordításokra.
• Megjelölt mondatok. Amikor az AMOS piszkozatot ír, felsorolja az összes olyan mondatot, amely még az Ön megerősítésére vár, így a közzététel előtt ellenőrizheti a tényeket.
• Védett kapcsolatfelvételi űrlapok. Ha az AMOS építi és hosztolja a webhelyét, a kapcsolatfelvételi űrlap botvédelmet tartalmaz.

Ez egy összefoglaló, nem teljes leírás. Mielőtt összekapcsolja a webhelyét vagy megoszt bármilyen adatot, kérje el tőlünk a kísérleti projektre vonatkozó szabályzatokat és feltételeket, és olvassa el őket. Szívesen átvesszük Önnel őket az első hívás során.

Hogyan indíthat kísérleti projektet

A kísérleti projekt egy rövid hívással kezdődik a webhelyéről, a csapatáról és az értékesítési piacairól. Ezután beállítjuk az AMOS-t az Ön számára a saját izolált felhőerőforrásain. Hozza el adatvédelmi kérdéseit erre a hívásra; ez a megfelelő pillanat feltenni őket.

A kísérleti projekt hosszát és feltételeit a hívás során egyeztetjük. Kísérleti projekt igényléséhez használja a kapcsolatfelvételi oldalt vagy a chatbotot. Egy munkanapon belül válaszolunk.