AI marketinški alati i vaši podaci: vodič kroz privatnost i sigurnost za male tvrtke

AI marketinški alati mogu čitati vaše web-stranice, vašu analitiku, a ponekad i poruke vaših kupaca, pa morate znati kamo te informacije idu prije nego što bilo što povežete. Za većinu malih uslužnih tvrtki glavni su rizici prekomjerno dijeljenje podataka, slabe kontrole pristupa i nejasna pravila dobavljača. Možete ih smanjiti tako da provjerite koje podatke alat treba, tko ih može vidjeti, koliko dugo se čuvaju i možete li ih izbrisati. Ovaj vodič objašnjava svaku od tih točaka i završava popisom za provjeru koji možete koristiti s bilo kojim dobavljačem, uključujući nas.

Koje informacije AI marketinški alati zapravo obrađuju?

AI marketinški alat je softver koji koristi strojno učenje za analizu, pisanje ili izmjenu marketinških materijala. Radi s onim što mu date, plus s onim do čega može doći nakon povezivanja.

Te informacije obično spadaju u nekoliko skupina:

• Javni sadržaj web-stranice. Vaše stranice, opisi usluga, cijene koje ste objavili i blogovi.
• Analitički i podaci o pretraživanju. Brojke poput prikaza (koliko se često vaše stranice pojavljuju u rezultatima pretraživanja), klikova i ponašanja posjetitelja.
• Upiti i unosi iz kontakt-obrasca. Imena, telefonski brojevi, e-mail adrese i razlog zbog kojeg se netko javio.
• Razgovori u chatbota. Ono što posjetitelji upišu u prozor za razgovor na vašoj stranici.
• Interne poslovne informacije. Izračuni cijena, uvjeti dobavljača, bilješke o osoblju i planovi koje niste objavili.
• Pristup računu. Prijave, lozinke i ključevi za povezivanje vaše web-stranice, hostinga ili analitike.

Javni jelovnik pekarnice nosi mali rizik. Zahtjevi za termin u stomatološkoj ordinaciji ili upiti klijenata odvjetničkog ureda druga su priča. Mogu otkriti zdravstvene podatke ili pravne probleme, a u mnogim zemljama takve informacije uživaju dodatnu zaštitu prema zakonima o privatnosti.

Što može poći po zlu kada dijelite podatke s AI sustavima?

Većina problema ne dolazi od hakera. Dolaze od običnih ljudi koji zalijepe pogrešnu stvar u pogrešno polje.

Česti primjeri:

• Povjerljivi dokumenti. Odvjetnički ured zalijepi klijentovo pismo u opći chatbot kako bi "zvučalo prijateljskije". Klijentovo ime i detalji slučaja sada su u sustavu treće strane.
• Podaci o kupcima. Vodoinstalater učita tablicu bivših kupaca kako bi dobio marketinške ideje. Datoteka sadrži adrese i telefonske brojeve koje kupci nikad nisu pristali podijeliti s tim alatom.
• Pristupni podaci. Netko podijeli lozinku za web-stranicu ili analitiku s alatom ili vanjskim suradnikom "samo za početno postavljanje" i poslije je nikad ne promijeni.
• Osjetljive poslovne informacije. Ordinacija podijeli cijelu strukturu cijena i planove širenja dok traži usporedbu s konkurencijom.

Rizik ovisi o tome što dobavljač čini s tim unosom. Neke usluge mogu čuvati ono što upišete ili to koristiti za poboljšanje svojih sustava. Druge to drže odvojeno i dopuštaju vam brisanje. Koje od toga vrijedi, znate samo ako pročitate njihovu dokumentaciju.

Koje su kontrole privatnosti i sigurnosti najvažnije?

Ne trebate IT tim da procijenite dobavljača. Trebate pitati o pet stvari.

Kontrole pristupa

Kontrole pristupa određuju tko se može prijaviti i što svaka osoba može raditi. Tražite imenovane račune umjesto jedne zajedničke prijave i uloge koje ograničavaju što pojedina osoba može mijenjati. Kada član osoblja ode, trebali biste moći ukloniti njegov pristup u jednom koraku.

Čuvanje podataka

Čuvanje podataka je koliko dugo alat drži vaše informacije. Pitajte možete li to sami odrediti i briše li se izbrisane podatke doista.

Pravila dobavljača

Pročitajte politiku privatnosti i sve uvjete obrade podataka. Provjerite gdje se podaci pohranjuju, koje ih druge tvrtke (podobrađivači) obrađuju i koristi li se vaš sadržaj za treniranje AI modela.

Privola

Privola znači da je osoba pristala na način korištenja svojih informacija. Ako vaš chatbot ili kontakt-obrazac prikuplja osobne podatke, posjetitelje treba obavijestiti što se s njima događa. Vaša obavijest o privatnosti treba spominjati alate koji obrađuju te informacije.

Obveze privatnosti

Ako poslužujete kupce u EU-u, primjenjuje se GDPR. U Turskoj, KVKK postavlja slična pravila. Oboje od vas očekuje da znate koje usluge obrađuju osobne podatke u vaše ime i da s njima imate odgovarajući ugovor. Detalji ovise o vašoj situaciji, pa pitajte kvalificiranog savjetnika ako niste sigurni.

Zašto pregledati alat prije nego što ga povežete sa svojom web-stranicom ili analitikom?

Povezati alat je lako. Kasnije ga je teško razmrsiti.

Kada alat ima pristup vašoj web-stranici, može objavljivati ili mijenjati stranice. Kada vidi vašu analitiku, može čitati podatke o vašim posjetiteljima. Neki alati traže široke ovlasti koje ne trebaju.

Pregled prije povezivanja pomaže vam:

1. Dati alatu samo pristup koji njegov posao zahtijeva.
2. Znati što biste trebali ažurirati u obavijesti o privatnosti.
3. Unaprijed odlučiti tko u vašem timu može odobriti promjene.
4. Znati kako izvesti podatke i otići ako se alat ne pokaže dobrim.

Za stomatološku ordinaciju s pet zaposlenih taj pregled može trajati sat vremena. To je daleko brže od rješavanja pritužbe pacijenta koji pita gdje je završio njegov upit.

Praktični popis za provjeru AI marketinškog softvera

Koristite ovu tablicu kada uspoređujete dobavljače. Postavite svakome ista pitanja i zapišite odgovore.

Prije nego se prijavite, provjerite i sljedeće:

• Uklonite sve povjerljivo iz dokumenata koje planirate učitati.
• Nikad ne lijepite lozinke, datoteke klijenata ili zdravstvene podatke u opći AI chatbot.
• Otvorite zasebne račune za svakog člana osoblja kojem je potreban pristup.
• Ažurirajte obavijest o privatnosti ako alat obrađuje podatke posjetitelja ili kupaca.
• Postavite podsjetnik da svakih nekoliko mjeseci pregledate pristup.

Kako AMOS postupa s vašim podacima

AMOS je proizvod tvrtke Softalika. Namijenjen je uslužnim tvrtkama s otprilike 5 do 50 zaposlenih koje dobivaju nove kupce putem svoje web-stranice i nemaju SEO, sadržajni ili IT tim. Evo što možemo reći o tome kako radi i što vi odlučujete.

• Izolirani resursi. Svaki AMOS kupac radi na vlastitim izoliranim Cloudflare resursima. Naš tim ih instalira, ažurira i nadzire.
• Samo pozvani korisnici. Samo osobe koje pozovete u svoj radni prostor mogu se prijaviti. Svaka se osoba prijavljuje kodom poslanim e-mailom i ima svoju ulogu.
• Vaša pravila čuvanja. Vi odlučujete koliko dugo se podaci čuvaju. Svoje podatke možete izvesti ili izbrisati u bilo kojem trenutku.
• Vaše odobrenje. AMOS ne objavljuje ništa na vašoj web-stranici bez vašeg odobrenja. To uključuje ispravke, članke, izmjene stranice i prijevode.
• Označene rečenice. Kada AMOS piše nacrt, navodi svaku rečenicu koja još treba vašu potvrdu, kako biste provjerili činjenice prije objave.
• Zaštićeni kontakt-obrasci. Ako AMOS izradi i hosta vašu web-stranicu, kontakt-obrazac uključuje zaštitu od botova.

Ovo je sažetak, a ne potpuni opis. Prije nego što povežete svoju web-stranicu ili podijelite bilo kakve podatke, zatražite od nas pravila i uvjete koji vrijede za vaš pilot i pročitajte ih. Rado ćemo ih proći s vama na prvom pozivu.

Kako pokrenuti pilot

Pilot počinje kratkim pozivom o vašoj web-stranici, vašem timu i tržištima na kojima prodajete. Zatim vam postavljamo AMOS na vaše vlastite izolirane cloud resurse. Donesite svoja pitanja o privatnosti na taj poziv; to je pravi trenutak da ih postavite.

Trajanje i uvjeti pilota dogovaraju se na pozivu. Za zahtjev za pilot koristite kontakt-stranicu ili chatbot. Odgovaramo u roku od jednog radnog dana.