Cómo calcular el ROI de una herramienta de marketing antes de comprarla

Para calcular el ROI de una herramienta de marketing antes de comprar, suma todos los costes de un periodo concreto, estima los beneficios en dinero para ese mismo periodo y aplica esta fórmula: ROI = (beneficio − coste) ÷ coste × 100. Lo difícil es ser honesto con ambas partes. Cuenta el tiempo del equipo como coste, valora el tiempo ahorrado solo si se dedica a algo útil y mantén separados los resultados medidos de los previstos. Después decide qué cifras te dirán, pasados unos meses, si la herramienta se ha ganado su sitio.

¿Qué significa ROI en una herramienta de marketing?

ROI significa retorno de la inversión. Compara lo que recuperas con lo que pones, en forma de porcentaje.

En una herramienta de marketing, la "inversión" es más que la suscripción. Incluye la puesta en marcha, el tiempo de tu equipo y la gestión continua. El "retorno" es lo que cambia gracias a la herramienta. Pueden ser horas que ya no se dedican a tareas manuales, más consultas desde tu web o menos encargos cedidos a una agencia externa.

Un ROI del 0 % significa que has cubierto costes. Un ROI negativo significa que la herramienta costó más de lo que devolvió. Un ROI positivo significa que se pagó sola y dejó algo.

Un punto importante para cualquier propietario: el software no genera ingresos por sí solo. Puede ahorrar tiempo y ayudarte a hacer un trabajo que antes no hacías. Que eso se convierta en nuevos clientes depende de tu mercado, tu oferta y de cómo uses la herramienta.

¿Cuánto cuesta realmente una herramienta de marketing?

La mayoría de los propietarios comparan precios de suscripción y se detienen ahí. El coste total suele ser mayor. Haz una lista de estos conceptos para un periodo fijo, por ejemplo 12 meses:

• Suscripción o licencia. La cuota mensual o anual, más los usuarios adicionales o complementos.
• Implantación. Configuración, conexión de la herramienta con tu web, traslado del contenido existente y cualquier ayuda que pagues.
• Tiempo de aprendizaje. Las horas que tu equipo dedica a aprender a usar la herramienta.
• Gestión continua. El tiempo semanal dedicado a revisar, aprobar y comprobar lo que produce la herramienta.
• Costes de salida. Lo que perderías o pagarías si dejaras de usar la herramienta más adelante, por ejemplo al exportar datos.

Para poner valor al tiempo del equipo, multiplica las horas por un coste por hora. Una forma sencilla es usar lo que esa persona te cuesta por hora. Si el trabajo lo hace el propietario, usa el valor de una hora de su tiempo dedicada a trabajo facturable con clientes.

Así se ven los conceptos de coste para un pequeño despacho de abogados o una clínica dental:

¿Cómo se estiman los beneficios?

Los beneficios llegan de tres formas principales. Estima cada una por separado, en dinero, para los mismos 12 meses.

1. Tiempo ahorrado. Anota cuántas horas a la semana dedica hoy tu equipo a las tareas que cubriría la herramienta. Un fontanero que actualiza las páginas de servicios y redacta descripciones de trabajos a mano podría dedicar tres horas semanales a ello. Estima cuántas de esas horas elimina la herramienta. Multiplica por el coste por hora.
2. Menos trabajo manual o menos gasto externo. Si ahora pagas a un autónomo o a una agencia por tareas que cubre la herramienta, cuenta la parte que dejarías de pagar.
3. Mejor generación de contactos. Un contacto es un cliente potencial que se pone en contacto contigo, por ejemplo mediante un formulario o una llamada. Estima cuántas consultas extra al mes podría ayudarte a conseguir la herramienta, cuántas de ellas se convierten en clientes y el beneficio, no los ingresos, de cada cliente.

Dos precauciones ayudan aquí. El tiempo ahorrado solo vale dinero si dedicas esas horas a algo valioso, como más citas con clientes o trabajo que tenías pendiente. Y los contactos extra son una previsión hasta que los ves en tus propias cifras de consultas.

Un ejemplo práctico: una clínica dental

Las cifras siguientes son suposiciones inventadas para este ejemplo. No son el precio ni los resultados de ninguna herramienta concreta, tampoco de AMOS. Sustitúyelas por las tuyas.

Suposiciones para 12 meses:

• Suscripción: 150 € al mes
• Configuración y puesta en marcha: 500 €
• Coste por hora del equipo: 35 €
• Tiempo de revisión y aprobación: 1,5 horas por semana, 48 semanas laborables
• Tiempo ahorrado en trabajo de web y contenido: 3 horas por semana, 48 semanas laborables
• Nuevos pacientes extra desde consultas de la web: 2 al mes
• Beneficio por nuevo paciente en el primer año: 150 €

Costes:

• Suscripción: 150 € × 12 = 1.800 €
• Configuración: 500 €
• Tiempo de revisión: 1,5 × 48 × 35 € = 2.520 €
• Coste total: 4.820 €

Beneficios:

• Tiempo ahorrado: 3 × 48 × 35 € = 5.040 €
• Pacientes extra: 2 × 12 × 150 € = 3.600 €
• Beneficio total: 8.640 €

ROI:

(8.640 € − 4.820 €) ÷ 4.820 € × 100 = aproximadamente 79 %

Ahora haz una versión prudente. Supón que la herramienta no trae ningún paciente extra. El beneficio es solo el tiempo ahorrado, 5.040 €. El ROI pasa a (5.040 € − 4.820 €) ÷ 4.820 € × 100 = aproximadamente 5 %. La herramienta se paga más o menos sola, pero solo si esas horas ahorradas se aprovechan bien.

Esta segunda versión suele ser la más útil. Muestra el valor de la herramienta sin contar con nuevos clientes. Todo lo que quede por encima es margen que aún tienes que demostrar.

También puedes calcular el punto de equilibrio para los contactos. En la versión prudente, la clínica ya está ligeramente por delante. Si el tiempo ahorrado fueran solo 2 horas por semana, la clínica necesitaría alrededor de uno o dos pacientes extra al mes para cubrir costes. Pregúntate si eso es realista para tu zona y tu web hoy.

¿Cuál es la diferencia entre resultados medidos y beneficios previstos?

Un beneficio previsto es una estimación que haces antes de comprar. Un resultado medido es algo que puedes ver en tus propios datos después de empezar.

Los resultados medidos también requieren cuidado. Una panadería podría recibir más consultas en diciembre por la temporada, no por una herramienta. Compara los mismos meses cuando puedas y anota otros cambios, como una nueva lista de precios o una mención en el periódico local.

Por eso creamos AMOS para informar de cambios medidos en lugar de hacer promesas. AMOS no promete posiciones, tráfico ni ingresos. Informa de cambios medidos en impresiones, clics y consultas junto al trabajo realizado. Las impresiones son las veces que aparecen tus páginas en los resultados de búsqueda. Los clics son las veces que la gente entra después.

¿Cómo deberías definir el éxito antes de comprar?

Decide cómo se ve el éxito antes de firmar nada. De lo contrario, cualquier resultado puede parecer bueno, o malo, a posteriori.

Sigue estos pasos:

1. Registra tu punto de partida. Anota las cifras de hoy: consultas al mes desde la web, horas dedicadas al trabajo de web y contenido y, si tienes Google Search Console, impresiones y clics. Search Console es un servicio gratuito de Google que muestra cómo aparece tu sitio en las búsquedas.
2. Elige de tres a cinco métricas. Escoge las que puedas medir de verdad. Para un despacho de abogados, podrían ser las consultas por formulario de contacto, las horas que dedica el responsable de oficina a la web y los clics a las páginas de áreas de práctica.
3. Fija una fecha de revisión. Muchos cambios en la visibilidad en buscadores tardan en notarse. Acuerda contigo mismo cuándo mirarás las cifras, por ejemplo a los tres meses y otra vez a los seis.
4. Anota tu punto de equilibrio. Con la fórmula anterior, apunta cuánto tiempo ahorrado o cuántos clientes extra necesitas para que la herramienta se pague sola.
5. Decide qué harás con el tiempo ahorrado. Si nadie usa esas horas, el beneficio por tiempo ahorrado es cero.
6. Acuerda cómo se ve "no funciona". Por ejemplo: sin cambios en las consultas y sin tiempo ahorrado a los seis meses, se para.

Cómo se aplica esto a AMOS

AMOS es para empresas de servicios de unas 5 a 50 personas que consiguen nuevos clientes a través de su web y no tienen equipo de SEO, contenido ni informática. SEO significa optimización para buscadores, el trabajo de ayudar a que tus páginas aparezcan en las búsquedas. AMOS encuentra qué frena tu sitio en Google y en los buscadores con IA, planifica y redacta las correcciones con la voz de tu marca y no publica nada hasta que lo apruebas.

Qué hace AMOS y qué decides tú:

• AMOS muestra la evidencia. Lee tus páginas y las de tus competidores y muestra qué frena tu sitio, página a página, con el motivo.
• Tú apruebas el trabajo. AMOS redacta correcciones, artículos y cambios en el sitio. Nada se publica hasta que lo apruebas.
• AMOS informa de lo que cambió. Los resúmenes semanales muestran impresiones, clics y consultas junto al trabajo realizado.

Esos resúmenes semanales te dan la parte medida de tu cálculo de ROI. Tu tiempo de revisión y aprobación va en la parte de costes, así que cuéntalo.

AMOS tampoco es una herramienta de redes sociales, ni de publicidad, ni un creador de tiendas online. Si tu cálculo de ROI depende de esas tareas, AMOS no es la opción adecuada.

Qué podemos y qué no podemos decirte sobre el precio

Todavía no hay una lista de precios pública. Las condiciones y el precio del piloto se acuerdan en una llamada breve, según tu web y los mercados en los que vendes. Eso significa que puedes llevar tus cifras de partida y tu punto de equilibrio a la llamada y contrastarlos con condiciones reales.

Cómo funciona un piloto

Un piloto empieza con una llamada breve sobre tu web, tu equipo y los mercados en los que vendes. Después, el equipo de AMOS configura AMOS para ti en tus propios recursos en la nube aislados. Entras al panel con un código por correo electrónico y apruebas las correcciones, los artículos y los cambios en el sitio que quieras. La duración y las condiciones del piloto se acuerdan en la llamada.

Un piloto es una forma práctica de convertir beneficios previstos en medidos antes de comprometerte durante más tiempo. Para solicitar un piloto, usa la página de contacto. Respondemos en un día laborable.