Hoe bereken je de ROI van een marketingtool voordat je hem koopt?

Om de ROI van een marketingtool te berekenen voordat je hem koopt, tel je alle kosten voor een vaste periode op, schat je de opbrengsten in geld voor dezelfde periode en gebruik je deze formule: ROI = (opbrengst − kosten) ÷ kosten × 100. Het lastige deel is eerlijk zijn over beide kanten. Reken personeelstijd mee als kosten, waardeer bespaarde tijd alleen als die tijd echt nuttig wordt besteed, en houd gemeten resultaten gescheiden van verwachte opbrengsten. Beslis daarna met welke cijfers je na een paar maanden kunt zien of de tool zijn plek heeft verdiend.

Wat betekent ROI voor een marketingtool?

ROI betekent return on investment, ofwel rendement op je investering. Het vergelijkt wat je terugkrijgt met wat je erin stopt, uitgedrukt in een percentage. In het Nederlands zeggen we ook wel eens simpelweg: wat levert het op ten opzichte van wat het kost.

Voor een marketingtool is de "investering" meer dan alleen het abonnement. Er komt ook het opzetten bij, de tijd van je team en het dagelijkse beheer. De "opbrengst" is wat er verandert door de tool. Dat kunnen uren zijn die je niet meer aan handwerk besteedt, meer aanvragen via je website, of minder taken die je aan een extern bureau uitbesteedt.

Een ROI van 0% betekent dat je er quitte op speelt. Een negatieve ROI betekent dat de tool meer kostte dan hij opleverde. Een positieve ROI betekent dat hij zichzelf heeft terugbetaald, met iets extra's erbij.

Eén punt is belangrijk voor elke ondernemer. Software levert niet vanzelf omzet op. Het kan tijd besparen en je helpen werk te doen dat je voorheen niet deed. Of dat nieuwe klanten oplevert, hangt af van je markt, je aanbod en hoe je de tool gebruikt.

Wat kost een marketingtool nu écht?

De meeste ondernemers vergelijken abonnementsprijzen en stoppen daar. De volledige kosten zijn meestal hoger. Zet deze posten op een rij voor een vaste periode, bijvoorbeeld 12 maanden:

• Abonnement of licentie. De maandelijkse of jaarlijkse vergoeding, plus eventuele extra gebruikers of uitbreidingen.
• Implementatie. Het opzetten, de tool koppelen aan je website, bestaande content overzetten en hulp die je betaalt.
• Leertijd. Uren die je team besteedt aan het leren werken met de tool.
• Doorlopend beheer. Tijd die je elke week besteedt aan het beoordelen, goedkeuren en controleren van wat de tool oplevert.
• Overstapkosten. Wat je kwijt bent of verliest als je later stopt met de tool, bijvoorbeeld het exporteren van gegevens.

Om een waarde aan personeelstijd te hangen, vermenigvuldig je de uren met een uurtarief. Een eenvoudige manier is om te rekenen met wat die persoon je per uur kost. Doet de ondernemer het werk zelf, gebruik dan de waarde van een uur dat hij of zij aan betaald klantwerk had kunnen besteden.

Zo zien de kostenposten eruit voor een klein advocatenkantoor of een tandartspraktijk:

Hoe schat je de opbrengsten in?

Opbrengsten komen in drie vormen. Schat elke vorm apart in, in geld, voor dezelfde 12 maanden.

1. Bespaarde tijd. Schrijf op hoeveel uur per week je team nu besteedt aan de taken die de tool zou overnemen. Een loodgieter die servicepagina's en klusbeschrijvingen met de hand bijwerkt, is daar misschien drie uur per week mee bezig. Schat in hoeveel van die uren de tool wegneemt. Vermenigvuldig met het uurtarief.
2. Minder handwerk of minder uitbesteed werk. Betaal je nu een freelancer of bureau voor taken die de tool dekt? Reken dan het deel mee dat je niet meer hoeft te betalen.
3. Betere leadgeneratie. Een lead is een potentiële klant die contact met je opneemt, bijvoorbeeld via een formulier of een telefoontje. Schat in hoeveel extra aanvragen per maand de tool je kan opleveren, hoeveel daarvan klant worden, en de winst (niet de omzet) per klant.

Twee waarschuwingen zijn hier op hun plaats. Bespaarde tijd is alleen geld waard als je die uren besteedt aan iets waardevols, zoals meer klantafspraken of werk dat je had uitgesteld. En extra leads zijn een verwachting tot je ze terugziet in je eigen aanvraagcijfers.

Een uitgewerkt voorbeeld: een tandartspraktijk

De cijfers hieronder zijn aannames die voor dit voorbeeld zijn bedacht. Het zijn niet de prijs of resultaten van een specifieke tool, ook niet van AMOS. Vervang ze door je eigen cijfers.

Aannames voor 12 maanden:

• Abonnement: €150 per maand
• Opzetten en onboarding: €500
• Uurtarief medewerker: €35
• Tijd voor beoordelen en goedkeuren: 1,5 uur per week, 48 werkweken
• Bespaarde tijd op website- en contentwerk: 3 uur per week, 48 werkweken
• Extra nieuwe patiënten via websiteaanvragen: 2 per maand
• Winst per nieuwe patiënt in het eerste jaar: €150

Kosten:

• Abonnement: €150 × 12 = €1.800
• Opzetten: €500
• Beoordelingstijd: 1,5 × 48 × €35 = €2.520
• Totale kosten: €4.820

Opbrengsten:

• Bespaarde tijd: 3 × 48 × €35 = €5.040
• Extra patiënten: 2 × 12 × €150 = €3.600
• Totale opbrengst: €8.640

ROI:

(€8.640 − €4.820) ÷ €4.820 × 100 = ongeveer 79%

Maak nu een voorzichtige versie. Ga ervan uit dat de tool helemaal geen extra patiënten oplevert. De opbrengst is dan alleen de bespaarde tijd, €5.040. De ROI wordt dan (€5.040 − €4.820) ÷ €4.820 × 100 = ongeveer 5%. De tool betaalt zichzelf ongeveer terug, maar alleen als die bespaarde uren goed worden besteed.

Die tweede versie is vaak de nuttigste. Hij laat de waarde van de tool zien zonder op nieuwe klanten te rekenen. Alles daarboven is extra ruimte die je nog moet bewijzen.

Je kunt ook het break-evenpunt voor leads uitrekenen. In de voorzichtige versie staat de praktijk al iets voor. Als de bespaarde tijd maar 2 uur per week was, zou de praktijk ongeveer één tot twee extra patiënten per maand nodig hebben om quitte te spelen. Vraag jezelf af of dat realistisch is voor jouw regio en jouw website van vandaag.

Wat is het verschil tussen gemeten resultaten en verwachte opbrengsten?

Een verwachte opbrengst is een schatting die je maakt voordat je koopt. Een gemeten resultaat is iets wat je in je eigen gegevens ziet nadat je bent begonnen.

Gemeten resultaten vragen ook om voorzichtigheid. Een bakkerij krijgt in december misschien meer aanvragen door het seizoen, niet door een tool. Vergelijk dezelfde maanden waar dat kan en noteer andere veranderingen, zoals een nieuwe prijslijst of een stukje in de plaatselijke krant.

Daarom hebben we AMOS ook zo gebouwd dat het gemeten verandering rapporteert in plaats van beloftes te doen. AMOS belooft geen rankings, verkeer of omzet. Het rapporteert gemeten verandering in vertoningen, klikken en aanvragen naast het werk dat is gedaan. Vertoningen zijn hoe vaak je pagina's in zoekresultaten verschijnen. Klikken zijn hoe vaak mensen vervolgens doorklikken.

Hoe bepaal je vooraf wat succes is?

Bepaal wat succes is voordat je iets ondertekent. Anders kan elk resultaat achteraf goed of slecht lijken.

Gebruik deze stappen:

1. Leg je nulmeting vast. Schrijf de cijfers van vandaag op: aanvragen per maand via de website, uren aan website- en contentwerk en, als je Google Search Console hebt, vertoningen en klikken. Search Console is een gratis dienst van Google die laat zien hoe je site in zoekresultaten verschijnt.
2. Kies drie tot vijf meetpunten. Kies punten die je echt kunt meten. Voor een advocatenkantoor kunnen dat contactformulier-aanvragen zijn, uren die de officemanager aan de website besteedt, en klikken naar de pagina's over rechtsgebieden.
3. Spreek een evaluatiemoment af. Veel veranderingen in zichtbaarheid in zoekresultaten hebben tijd nodig om te tonen. Spreek met jezelf af wanneer je naar de cijfers kijkt, bijvoorbeeld na drie maanden en nog eens na zes maanden.
4. Schrijf je break-evenpunt op. Bereken met de formule hierboven hoeveel bespaarde tijd of hoeveel extra klanten je nodig hebt om de tool terug te verdienen.
5. Beslis wat je met bespaarde tijd gaat doen. Als niemand die uren gebruikt, is de opbrengst van bespaarde tijd nul.
6. Spreek af hoe "werkt niet" eruitziet. Bijvoorbeeld: geen verandering in aanvragen en geen bespaarde tijd na zes maanden betekent stoppen.

Hoe dit op AMOS van toepassing is

AMOS is bedoeld voor dienstverlenende bedrijven met ongeveer 5 tot 50 mensen die nieuwe klanten via hun website binnenhalen en geen team hebben voor SEO, content of IT. SEO betekent zoekmachineoptimalisatie: het werk om je pagina's in zoekresultaten te laten verschijnen. AMOS zoekt uit wat je site tegenhoudt in Google en in AI-zoekresultaten, bedenkt en schrijft de verbeteringen in jouw merkstem, en publiceert niets voordat jij het goedkeurt.

Wat AMOS doet, en wat jij beslist:

• AMOS laat het bewijs zien. Het leest je pagina's en die van je concurrenten en laat pagina voor pagina zien wat je site tegenhoudt, met de reden erbij.
• Jij keurt het werk goed. AMOS schrijft verbeteringen, artikelen en sitewijzigingen. Niets gaat live voordat jij het goedkeurt.
• AMOS rapporteert wat er veranderde. Wekelijkse overzichten tonen vertoningen, klikken en aanvragen naast het werk dat is gedaan.

Die wekelijkse overzichten geven je de gemeten kant van je ROI-berekening. Je tijd voor beoordelen en goedkeuren hoort aan de kostenkant, dus reken die mee.

AMOS is ook geen socialmediatool, geen advertentietool en geen bouwer van webshops. Als jouw ROI-berekening op dat soort taken leunt, is AMOS niet de juiste keuze.

Wat we je wel en niet over de prijs kunnen zeggen

Er is nog geen openbare prijslijst. De voorwaarden en prijs van een pilot spreken we af in een kort gesprek, op basis van je website en de markten waarin je verkoopt. Dat betekent dat je je nulmeting en break-evenpunt kunt meenemen naar het gesprek en ze tegen echte voorwaarden kunt toetsen.

Hoe een pilot werkt

Een pilot begint met een kort gesprek over je website, je team en de markten waarin je verkoopt. Daarna zet het AMOS-team AMOS voor je op, op je eigen geïsoleerde cloudomgeving. Je logt in op het paneel met een e-mailcode en keurt de verbeteringen, artikelen en sitewijzigingen goed die je wilt. De duur en voorwaarden van de pilot spreken we af in het gesprek.

Een pilot is een praktische manier om verwachte opbrengsten om te zetten in gemeten resultaten voordat je je langer vastlegt. Wil je een pilot aanvragen, gebruik dan de contactpagina. We reageren binnen één werkdag.