Como calcular o ROI de uma ferramenta de marketing antes de a comprar

Para calcular o ROI de uma ferramenta de marketing antes de a comprar, some todos os custos de um período definido. Depois estime os benefícios em dinheiro para esse mesmo período e use esta fórmula: ROI = (benefício − custo) ÷ custo × 100. A parte difícil é ser honesto com os dois lados. Conte o tempo da equipa como custo. Dê valor ao tempo poupado apenas se ele for usado em algo concreto. E mantenha os resultados medidos separados dos resultados projetados. Por fim, decida que números lhe vão dizer, ao fim de alguns meses, se a ferramenta justificou o investimento.

O que significa ROI numa ferramenta de marketing?

ROI significa retorno do investimento (do inglês return on investment). Compara o que recebe com o que investe, em percentagem.

Numa ferramenta de marketing, o "investimento" é mais do que a subscrição. Inclui a configuração, o tempo da sua equipa e a gestão contínua. O "retorno" é aquilo que muda por causa da ferramenta. Podem ser horas que deixam de ser gastas em trabalho manual, mais pedidos de contacto através do site ou menos tarefas entregues a uma agência externa.

Um ROI de 0% significa que ficou sem ganhar nem perder. Um ROI negativo significa que a ferramenta custou mais do que devolveu. Um ROI positivo significa que se pagou a si própria e ainda sobrou alguma coisa.

Há um ponto que interessa a qualquer empresário. O software não gera faturação sozinho. Pode poupar tempo e ajudá-lo a fazer trabalho que antes não fazia. Se isso se transforma em novos clientes depende do seu mercado, da sua oferta e da forma como usa a ferramenta.

Quanto custa realmente uma ferramenta de marketing?

A maioria dos empresários compara os preços das subscrições e fica por aí. O custo total costuma ser maior. Liste estes itens para um período fixo, por exemplo 12 meses:

• Subscrição ou licença. A mensalidade ou anuidade, mais utilizadores extra ou módulos adicionais.
• Implementação. Configuração, ligação da ferramenta ao seu site, migração do conteúdo existente e qualquer ajuda que pague.
• Tempo de aprendizagem. Horas que a sua equipa gasta a aprender a usar a ferramenta.
• Gestão contínua. Tempo gasto todas as semanas a rever, aprovar e verificar o que a ferramenta produz.
• Custos de saída. O que perderia ou pagaria se deixasse de usar a ferramenta mais tarde, por exemplo para exportar dados.

Para dar valor ao tempo da equipa, multiplique as horas por um custo por hora. Uma forma simples é usar o que essa pessoa lhe custa por hora. Se for o próprio dono a fazer o trabalho, use antes o valor de uma hora do seu tempo dedicada a trabalho pago para clientes.

Eis como ficam os itens de custo para um pequeno escritório de advogados ou uma clínica dentária:

Como estimar os benefícios?

Os benefícios surgem em três formas principais. Estime cada uma em separado, em dinheiro, para os mesmos 12 meses.

1. Tempo poupado. Anote quantas horas por semana a sua equipa gasta hoje nas tarefas de que a ferramenta trataria. Um canalizador que atualiza as páginas de serviços e escreve à mão as descrições dos trabalhos pode gastar três horas por semana nisso. Estime quantas dessas horas a ferramenta elimina. Multiplique pelo custo por hora.
2. Menos trabalho manual ou menos gastos externos. Se hoje paga a um freelancer ou a uma agência por tarefas que a ferramenta cobre, conte a parte que deixaria de pagar.
3. Mais contactos de potenciais clientes. Um lead é um potencial cliente que entra em contacto consigo, por exemplo através de um formulário ou de um telefonema. Estime quantos pedidos de contacto extra por mês a ferramenta o poderia ajudar a obter, quantos se tornam clientes e o lucro, não a faturação, de cada cliente.

Há dois cuidados a ter. O tempo poupado só vale dinheiro se usar essas horas em algo com valor, como mais consultas com clientes ou trabalho que andava a adiar. E os contactos extra são uma projeção até os ver nos seus próprios números de pedidos.

Um exemplo prático: uma clínica dentária

Os números abaixo são pressupostos inventados para este exemplo. Não são o preço nem os resultados de nenhuma ferramenta concreta, incluindo o AMOS. Substitua-os pelos seus.

Pressupostos para 12 meses:

• Subscrição: 150 € por mês
• Configuração e arranque: 500 €
• Custo por hora da equipa: 35 €
• Tempo de revisão e aprovação: 1,5 horas por semana, 48 semanas de trabalho
• Tempo poupado em trabalho no site e em conteúdos: 3 horas por semana, 48 semanas de trabalho
• Novos pacientes extra vindos de pedidos pelo site: 2 por mês
• Lucro por novo paciente no primeiro ano: 150 €

Custos:

• Subscrição: 150 € × 12 = 1800 €
• Configuração: 500 €
• Tempo de revisão: 1,5 × 48 × 35 € = 2520 €
• Custo total: 4820 €

Benefícios:

• Tempo poupado: 3 × 48 × 35 € = 5040 €
• Pacientes extra: 2 × 12 × 150 € = 3600 €
• Benefício total: 8640 €

ROI:

(8640 € − 4820 €) ÷ 4820 € × 100 = cerca de 79%

Agora faça uma versão prudente. Assuma que a ferramenta não traz nenhum paciente extra. O benefício passa a ser apenas o tempo poupado, 5040 €. O ROI fica (5040 € − 4820 €) ÷ 4820 € × 100 = cerca de 5%. A ferramenta paga-se mais ou menos a si própria, mas só se essas horas poupadas forem bem usadas.

Esta segunda versão é muitas vezes a mais útil. Mostra o valor da ferramenta sem contar com novos clientes. Tudo o que estiver acima disso é potencial que ainda tem de provar.

Também pode calcular o ponto de equilíbrio em termos de contactos. Na versão prudente, a clínica já está ligeiramente acima. Se o tempo poupado fosse apenas 2 horas por semana, a clínica precisaria de cerca de um ou dois pacientes extra por mês para não perder dinheiro. Pergunte a si próprio se isso é realista para a sua zona e para o seu site atual.

Qual é a diferença entre resultados medidos e benefícios projetados?

Um benefício projetado é uma estimativa que faz antes de comprar. Um resultado medido é algo que consegue ver nos seus próprios dados depois de começar.

Os resultados medidos também exigem cuidado. Uma pastelaria pode receber mais pedidos em dezembro por causa da época, e não por causa de uma ferramenta. Sempre que possível, compare os mesmos meses e registe outras mudanças, como uma nova tabela de preços ou uma referência no jornal local.

É também por isso que criámos o AMOS para reportar mudanças medidas em vez de fazer promessas. O AMOS não promete posições nos resultados de pesquisa, tráfego nem faturação. Reporta a mudança medida em impressões, cliques e pedidos de contacto, ao lado do trabalho feito. As impressões são o número de vezes que as suas páginas aparecem nos resultados de pesquisa. Os cliques são o número de vezes que as pessoas depois visitam o site.

Como definir o sucesso antes de comprar?

Decida como é o sucesso antes de assinar seja o que for. Caso contrário, qualquer resultado pode parecer bom, ou mau, depois de acontecer.

Siga estes passos:

1. Registe o ponto de partida. Anote os números de hoje: pedidos de contacto por mês vindos do site, horas gastas em trabalho no site e em conteúdos e, se tiver o Google Search Console, impressões e cliques. O Search Console é um serviço gratuito da Google que mostra como o seu site aparece na pesquisa.
2. Escolha três a cinco métricas. Escolha métricas que consiga realmente medir. Num escritório de advogados, podem ser os pedidos pelo formulário de contacto, as horas que a gestora do escritório dedica ao site e os cliques nas páginas das áreas de prática.
3. Marque uma data de revisão. Muitas mudanças na visibilidade na pesquisa demoram a aparecer. Combine consigo próprio quando vai olhar para os números, por exemplo ao fim de três meses e novamente ao fim de seis.
4. Anote o seu ponto de equilíbrio. Com a fórmula acima, registe quanto tempo poupado ou quantos clientes extra precisa para a ferramenta se pagar.
5. Decida o que vai fazer com o tempo poupado. Se ninguém usar essas horas, o benefício do tempo poupado é zero.
6. Defina o que significa "não está a funcionar". Por exemplo: nenhuma mudança nos pedidos de contacto e nenhum tempo poupado ao fim de seis meses significa que para.

Como isto se aplica ao AMOS

O AMOS destina-se a empresas de serviços com cerca de 5 a 50 pessoas, que conseguem novos clientes através do site e não têm equipa de SEO, de conteúdos ou de informática. SEO significa otimização para motores de pesquisa, ou seja, o trabalho de ajudar as suas páginas a aparecer na pesquisa. O AMOS identifica o que está a travar o seu site no Google e na pesquisa com IA, planeia e escreve as correções com o tom da sua marca e não publica nada sem a sua aprovação.

O que o AMOS faz e o que decide o empresário:

• O AMOS mostra as provas. Lê as suas páginas e as dos seus concorrentes e mostra o que está a travar o seu site, página a página, com a respetiva razão.
• O empresário aprova o trabalho. O AMOS prepara correções, artigos e alterações ao site. Nada fica publicado sem a sua aprovação.
• O AMOS reporta o que mudou. Os resumos semanais mostram impressões, cliques e pedidos de contacto ao lado do trabalho feito.

Esses resumos semanais dão-lhe o lado medido do seu cálculo de ROI. O seu tempo de revisão e aprovação pertence ao lado dos custos, por isso conte-o.

O AMOS também não é uma ferramenta de redes sociais, nem de publicidade, nem de criação de lojas online. Se o seu cálculo de ROI depende dessas tarefas, o AMOS não é a escolha certa.

O que podemos e não podemos dizer sobre o preço

Ainda não existe uma tabela de preços pública. As condições e o preço do piloto são combinados numa chamada curta, com base no seu site e nos mercados onde vende. Isso significa que pode levar para a chamada os seus números de partida e o seu ponto de equilíbrio e testá-los com condições reais.

Como funciona um piloto

Um piloto começa com uma chamada curta sobre o seu site, a sua equipa e os mercados onde vende. A equipa do AMOS configura depois o AMOS para si, em recursos na nuvem próprios e isolados. Entra no painel com um código enviado por e-mail e aprova as correções, os artigos e as alterações ao site que quiser. A duração e as condições do piloto são combinadas na chamada.

Um piloto é uma forma prática de transformar benefícios projetados em resultados medidos antes de se comprometer por mais tempo. Para pedir um piloto, use a página de contacto. Respondemos no prazo de um dia útil.