Kan din webbplats svara på kundernas frågor efter stängning?

Ja. En besöksassistent på webbplatsen kan svara på vanliga frågor på kvällar, helger och helgdagar, när ingen sitter vid skrivbordet. Den hjälper bara om den svarar utifrån information du har kontrollerat, säger rakt ut när den inte vet och skickar resten vidare till ditt team tillsammans med besökarens kontaktuppgifter. När det görs rätt blir kvällens fråga en morgondagens förfrågan i stället för en förlorad besökare.

Vad händer med frågor som kommer in efter stängning?

Många tittar på ett tjänsteföretags webbplats på kvällen, efter sin egen arbetsdag. De har en kort fråga och vill ha ett kort svar.

• En kund hos bageriet vill veta om ni gör glutenfria tårtor till ett kalas på lördag.
• En patient på tandkliniken vill veta om ni behandlar barn, eller om ni tar emot akuta fall.
• Någon med en hyresfråga vill veta om advokatbyrån hanterar tvister om hyresavtal.
• En villaägare med en droppande kran vill veta om rörmokaren jobbar i deras område.

Om svaret inte är lätt att hitta går besökaren ofta vidare och frågar nästa företag. Ett kontaktformulär hjälper, men det kräver att besökaren väntar. Ett telefonnummer hjälper bara under öppettiderna.

Vad är en besöksassistent, och vad kan den göra?

En besöksassistent är ett chattfönster på din webbplats. Besökaren skriver en fråga och får ett skriftligt svar direkt. Många kallar den också för chatbot.

En användbar besöksassistent gör fyra saker:

1. Svarar på vanliga frågor. Öppettider, tjänster, områden ni täcker, vad man ska ta med till ett första besök, hur beställning går till.
2. Känner igen frågor den inte kan svara på. Pris för ett specialjobb, en juridisk bedömning, en diagnos. Den säger det i stället för att gissa.
3. Lämnar över till människor. Den berättar för besökaren hur och när ditt team följer upp.
4. Samlar in kontaktuppgifter med samtycke. Namn, e-post eller telefon och en kort beskrivning av ärendet, så att ditt team kan svara.

Hur står sig alternativen mot varandra?

De flesta småföretag kombinerar dessa. FAQ-sidan och besöksassistenten svarar på de vanliga frågorna. Formuläret och telefonen tar hand om resten.

Varför är tillförlitliga svar viktigare än snabba?

Ett felaktigt svar kostar mer än inget svar. Om en assistent säger till en patient att kliniken har öppet på söndag när den inte har det, förlorar kliniken förtroende. Om den anger ett pris som rörmokaren aldrig har gått med på blir det ett besvärligt telefonsamtal dagen därpå.

Därför är den viktigaste regeln enkel: assistenten ska bara svara utifrån information som ägaren har godkänt, och säga "det vet jag inte, vårt team återkommer" om allt annat.

Här är ett exempel från vår egen webbplats. Det finns ingen offentlig prislista för AMOS ännu, så vår assistent kan inte ange något pris. Den hänvisar besökare till kontaktsidan i stället. Det är mindre imponerande än en självsäker siffra, och det är det ärliga svaret.

Innan du sätter någon assistent på din webbplats, kontrollera dessa punkter:

• Var hämtar den sina svar? Från dina egna sidor och anteckningar, eller från det öppna internet?
• Kan du se och rätta informationen den använder?
• Vad säger den när den inte vet?
• Kan den avstå från ämnen du väljer, som priser, juridisk rådgivning eller medicinsk rådgivning?

Vilka frågor bör gå till en människa?

Vissa frågor bör alltid nå ditt team, även om assistenten skulle kunna ta fram ett svar:

• Priser för specialarbete. En bröllopstårta, en badrumsrenovering, ett juridiskt ärende.
• Allt som beror på personens situation. Symtom, avtalsdetaljer, en specifik läcka.
• Klagomål och akuta problem. De kräver ett mänskligt svar och ofta ett telefonsamtal.
• Bokningar som kräver ett beslut. Till exempel en stor beställning eller en tid utanför det vanliga schemat.

Assistentens uppgift här är att ta emot ärendet tydligt och berätta för besökaren vad som händer sedan. Ett bra överlämningsmeddelande säger vem som svarar och via vilken kanal. Om du har en regel som "vi svarar inom en arbetsdag" ska assistenten upprepa din regel, aldrig hitta på en egen.

Hur bör den samla in kontaktuppgifter?

Fråga bara efter det ditt team behöver för att svara. För de flesta tjänsteföretag är det ett namn, ett sätt att nå personen och en kort beskrivning av ärendet.

Berätta för besökaren varför du frågar och hur länge du sparar uppgifterna. Regler som GDPR i EU och KVKK i Turkiet förutsätter detta. I vårt eget kontaktformulär används uppgifterna bara för att besvara förfrågan och raderas automatiskt efter den angivna lagringstiden.

Ett praktiskt exempel: en advokatbyrås assistent skulle kunna fråga: "Vill du att en jurist kontaktar dig? Lämna ditt namn, din e-post och en mening om din situation." Den bör inte be om ärendedokument i ett chattfönster.

Vad gör AMOS, och vad bestämmer du?

AMOS är en produkt från Softalika för tjänsteföretag med ungefär 5 till 50 personer som får nya kunder via sin webbplats och som saknar SEO-, innehålls- eller IT-team.

Det här gör AMOS:

• Den kan publicera din webbplats, dina artiklar, formulär, juridiska sidor och chatboten på många språk under en och samma domän, till exempel tyska under /de och japanska under /ja.
• Den rapporterar uppmätt förändring i visningar, klick och förfrågningar bredvid det arbete som gjordes.

Det här bestämmer du:

• Inget publiceras på din webbplats utan ditt godkännande.
• Varje översättning väntar på ditt godkännande innan den går live.
• Du bestämmer hur länge data sparas, och du kan exportera eller radera dina data när som helst.
• Endast personer som du bjuder in till din arbetsyta kan logga in.

AMOS lovar inte placeringar, trafik eller intäkter.

Hur testar du det?

En pilot börjar med ett kort samtal om din webbplats, ditt team och de marknader du säljer på. AMOS-teamet sätter sedan upp AMOS åt dig på egna isolerade molnresurser. Du loggar in i panelen och godkänner de ändringar du vill ha. Pilotens längd och villkor avtalas på samtalet.

Om du vill att din webbplats ska svara på kundernas frågor efter stängning, berätta din webbadress, hur stort ditt team är och vad du vill få mer av. Använd formuläret på kontaktsidan eller fråga vår chatbot. Vi svarar inom en arbetsdag.