کیا آپ کی ویب سائٹ دفتری اوقات کے بعد گاہکوں کے سوالات کا جواب دے سکتی ہے؟

جی ہاں۔ آپ کی ویب سائٹ پر ایک وزیٹر اسسٹنٹ رات کو، ہفتے کے آخر میں اور تعطیلات میں عام سوالات کا جواب دے سکتا ہے، جب ڈیسک پر کوئی موجود نہ ہو۔ یہ تب ہی مدد کرتا ہے جب یہ ان معلومات سے جواب دے جو آپ نے جانچی ہوں، صاف بتائے جب اسے نہیں معلوم، اور باقی درخواستیں گاہک کی رابطہ تفصیلات کے ساتھ آپ کی ٹیم کو بھیج دے۔ صحیح طریقے سے کیا جائے تو شام کا سوال صبح کی انکوائری بن جاتا ہے، ضائع ہونے والا گاہک نہیں۔

بند ہونے کے بعد آنے والے سوالات کا کیا ہوتا ہے؟

بہت سے لوگ کسی سروس بزنس کی ویب سائٹ شام کو، اپنے کام کے بعد دیکھتے ہیں۔ ان کا ایک مختصر سوال ہوتا ہے اور وہ مختصر جواب چاہتے ہیں۔

• بیکری کا گاہک جاننا چاہتا ہے کہ کیا آپ ہفتے کو سالگرہ کے لیے گلوٹن فری کیک بناتے ہیں۔
• ڈینٹل کلینک کا مریض جاننا چاہتا ہے کہ کیا آپ بچوں کا علاج کرتے ہیں، یا ہنگامی کیسز دیکھتے ہیں۔
• کرایہ داری کے مسئلے والا شخص جاننا چاہتا ہے کہ کیا قانونی فرم کرایہ کے تنازعات سنبھالتی ہے۔
• ٹپکتے پائپ والا گھر کا مالک جاننا چاہتا ہے کہ کیا پلمبر ان کے علاقے میں خدمت دیتا ہے۔

اگر جواب آسانی سے نہ ملے تو گاہک اکثر چلا جاتا ہے اور اگلے کاروبار سے پوچھتا ہے۔ رابطہ فارم مدد کرتا ہے، لیکن یہ گاہک سے انتظار کرواتا ہے۔ فون نمبر صرف دفتری اوقات میں مدد کرتا ہے۔

وزیٹر اسسٹنٹ کیا ہے، اور یہ کیا کر سکتا ہے؟

وزیٹر اسسٹنٹ آپ کی ویب سائٹ پر ایک چیٹ ونڈو ہے۔ گاہک سوال لکھتا ہے اور فوراً تحریری جواب پاتا ہے۔ لوگ اسے چیٹ بوٹ بھی کہتے ہیں۔

ایک کارآمد وزیٹر اسسٹنٹ چار کام کرتا ہے:

1. اکثر پوچھے جانے والے سوالات کے جواب دیتا ہے۔ دفتری اوقات، خدمات، جن علاقوں میں آپ خدمت دیتے ہیں، پہلی ملاقات پر کیا لانا ہوگا، آرڈر کیسے ہوتا ہے۔
2. ان سوالات کو پہچانتا ہے جن کا جواب نہیں دے سکتا۔ حسبِ ضرورت کام کی قیمت، قانونی رائے، تشخیص۔ یہ اندازہ لگانے کے بجائے صاف بتا دیتا ہے۔
3. لوگوں کو حوالے کرتا ہے۔ گاہک کو بتاتا ہے کہ آپ کی ٹیم کب اور کیسے رابطہ کرے گی۔
4. رضامندی کے ساتھ رابطہ تفصیلات جمع کرتا ہے۔ نام، ای میل یا فون، اور درخواست کے بارے میں مختصر نوٹ، تاکہ آپ کی ٹیم جواب دے سکے۔

اختیارات کا موازنہ کیسے ہوتا ہے؟

زیادہ تر چھوٹے کاروبار ان کا امتزاج استعمال کرتے ہیں۔ FAQ صفحہ اور وزیٹر اسسٹنٹ معمول کے سوالات کا جواب دیتے ہیں۔ فارم اور فون باقی سنبھالتے ہیں۔

قابلِ اعتماد جوابات تیز جوابات سے زیادہ کیوں اہم ہیں؟

غلط جواب بے جواب سے زیادہ مہنگا پڑتا ہے۔ اگر اسسٹنٹ کسی مریض کو بتائے کہ کلینک اتوار کو کھلا ہے جب کہ نہیں ہے، تو کلینک اعتماد کھو دیتا ہے۔ اگر یہ کوئی ایسی قیمت بتائے جو پلمبر نے کبھی طے نہیں کی، تو اگلے دن کسی کو مشکل فون کرنا پڑے گا۔

لہٰذا سب سے اہم اصول سادہ ہے: اسسٹنٹ صرف ان معلومات سے جواب دے جو مالک نے منظور کی ہوں، اور باقی ہر چیز کے لیے کہے "مجھے نہیں معلوم، ہماری ٹیم جواب دے گی۔"

یہاں ہماری اپنی ویب سائٹ سے ایک مثال ہے۔ AMOS کے لیے ابھی کوئی عوامی قیمت کی فہرست نہیں، اس لیے ہمارا اسسٹنٹ قیمت نہیں بتا سکتا۔ یہ گاہکوں کو رابطہ صفحے کی طرف بھیجتا ہے۔ یہ کسی پراعتماد نمبر سے کم متاثر کن ہے، اور یہی ایماندار جواب ہے۔

اپنی سائٹ پر کوئی بھی اسسٹنٹ لگانے سے پہلے یہ نکات جانچیں:

• یہ اپنے جوابات کہاں سے لیتا ہے؟ آپ کے اپنے صفحات اور نوٹس سے، یا کھلے انٹرنیٹ سے؟
• کیا آپ وہ معلومات دیکھ اور درست کر سکتے ہیں جو یہ استعمال کرتا ہے؟
• جب اسے نہیں معلوم تو یہ کیا کہتا ہے؟
• کیا یہ ان موضوعات پر خاموش رہ سکتا ہے جو آپ منتخب کریں، جیسے قیمتیں، قانونی مشورہ یا طبی مشورہ؟

کون سے سوالات کسی شخص کے پاس جانے چاہئیں؟

کچھ سوالات ہمیشہ آپ کی ٹیم تک پہنچنے چاہئیں، چاہے اسسٹنٹ جواب بنا سکے:

• حسبِ ضرورت کام کی قیمتیں۔ شادی کا کیک، باتھ روم کی تجدید، قانونی کیس۔
• ہر وہ چیز جو شخص کی صورتحال پر منحصر ہو۔ علامات، معاہدے کی تفصیلات، کوئی مخصوص رساؤ۔
• شکایات اور فوری مسائل۔ ان کے لیے انسانی جواب اور اکثر فون کال ضروری ہوتی ہے۔
• وہ بکنگ جن میں فیصلہ درکار ہو۔ مثلاً بڑا آرڈر یا معمول کے شیڈول سے باہر کی ملاقات۔

یہاں اسسٹنٹ کا کام درخواست واضح طور پر جمع کرنا اور گاہک کو بتانا ہے کہ آگے کیا ہوگا۔ اچھا حوالہ دینے والا پیغام بتاتا ہے کہ کون جواب دے گا اور کس ذریعے سے۔ اگر آپ کا کوئی اصول ہو جیسے "ہم ایک کاروباری دن میں جواب دیتے ہیں"، تو اسسٹنٹ کو آپ کا اصول دہرانا چاہیے، اپنا کوئی اصول نہیں بنانا چاہیے۔

رابطہ تفصیلات کیسے جمع کرنی چاہئیں؟

صرف وہی پوچھیں جو آپ کی ٹیم کو جواب دینے کے لیے درکار ہو۔ زیادہ تر سروس بزنس کے لیے یہ نام، شخص تک پہنچنے کا ایک ذریعہ اور درخواست کی مختصر تفصیل ہے۔

گاہک کو بتائیں کہ آپ کیوں پوچھتے ہیں اور تفصیلات کتنی دیر رکھی جاتی ہیں۔ یورپی یونین میں GDPR اور ترکیہ میں KVKK جیسے قواعد یہی توقع کرتے ہیں۔ ہمارے اپنے رابطہ فارم پر تفصیلات صرف درخواست کا جواب دینے کے لیے استعمال ہوتی ہیں اور بتائی گئی مدت کے بعد خودکار طور پر حذف ہو جاتی ہیں۔

ایک عملی مثال: قانونی فرم کا اسسٹنٹ پوچھ سکتا ہے، "کیا آپ چاہیں گے کہ کوئی وکیل آپ سے رابطہ کرے؟ براہِ کرم اپنا نام، ای میل اور اپنی صورتحال کے بارے میں ایک جملہ لکھیں۔" اسے چیٹ ونڈو میں کیس کی دستاویزات نہیں مانگنی چاہئیں۔

AMOS کیا کرتا ہے، اور آپ کیا فیصلہ کرتے ہیں؟

AMOS، Softalika کی ایک پروڈکٹ ہے، ان سروس بزنس کے لیے جن میں تقریباً 5 سے 50 افراد ہوتے ہیں، جو اپنی ویب سائٹ سے نئے گاہک حاصل کرتے ہیں اور جن کے پاس SEO، مواد یا IT ٹیم نہیں ہوتی۔

AMOS کیا کرتا ہے:

• یہ آپ کی ویب سائٹ، مضامین، فارم، قانونی صفحات اور چیٹ بوٹ کو ایک ہی ڈومین کے تحت کئی زبانوں میں شائع کر سکتا ہے، مثلاً جرمن /de کے تحت اور جاپانی /ja کے تحت۔
• یہ کیے گئے کام کے ساتھ ساتھ امپریشنز، کلکس اور انکوائریوں میں ناپی گئی تبدیلی کی رپورٹ دیتا ہے۔

آپ کیا فیصلہ کرتے ہیں:

• آپ کی منظوری کے بغیر آپ کی ویب سائٹ پر کچھ شائع نہیں ہوتا۔
• ہر ترجمہ لائیو ہونے سے پہلے آپ کی منظوری کا انتظار کرتا ہے۔
• آپ فیصلہ کرتے ہیں کہ ڈیٹا کتنی دیر رکھا جائے، اور آپ کسی بھی وقت اپنا ڈیٹا ایکسپورٹ یا حذف کر سکتے ہیں۔
• صرف وہی لوگ سائن اِن کر سکتے ہیں جنہیں آپ اپنے ورک اسپیس میں مدعو کریں۔

AMOS رینکنگ، ٹریفک یا آمدنی کا وعدہ نہیں کرتا۔

آپ اسے آزما کیسے سکتے ہیں؟

پائلٹ آپ کی ویب سائٹ، آپ کی ٹیم اور جن بازاروں میں آپ فروخت کرتے ہیں، ان پر ایک مختصر کال سے شروع ہوتا ہے۔ پھر AMOS ٹیم آپ کے لیے AMOS کو آپ کے اپنے الگ تھلگ کلاؤڈ وسائل پر ترتیب دیتی ہے۔ آپ پینل میں سائن اِن کرتے ہیں اور جن تبدیلیوں کا آپ چاہیں ان کی منظوری دیتے ہیں۔ پائلٹ کی مدت اور شرائط کال پر طے کی جاتی ہیں۔

اگر آپ چاہتے ہیں کہ آپ کی ویب سائٹ دفتری اوقات کے بعد گاہکوں کے سوالات کا جواب دے، تو ہمیں اپنی ویب سائٹ کا پتہ، اپنی ٹیم کا حجم اور بتائیں کہ آپ کیا زیادہ چاہتے ہیں۔ رابطہ صفحے پر فارم استعمال کریں یا ہمارے چیٹ بوٹ سے پوچھیں۔ ہم ایک کاروباری دن میں جواب دیتے ہیں۔